Gestionnaire administratif et RH

La communauté de communes du Béarn des gaves est née au 1er janvier 2017, de la fusion de trois intercommunalités. Elle regroupe 53 communes et compte aujourd’hui près de 18 000 habitants. Elle a pour objet d’associer les communes au sein d’un espace de solidarité en vue de l‘élaboration d’un projet commun de développement et d’aménagement de l’espace.


Missions du poste

Sous l'autorité de la DGS (directrice générale des services), il/elle assure la gestion administrative et juridique de la Collectivité et complète l’action et l’analyse de la gestionnaire RH (ressources humaines) pour les questions relatives au personnel et l’édition de la paie.
Il/elle encadre deux agents (1,6 ETP -équivalent temps plein-) en charge de l’accueil et du secrétariat de la Collectivité.

Directrice générale des services
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Gestionnaire administratif et RH
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2 agents d’accueil / assistantes administratives
(1,6 ETP)

GESTION ADMINISTRATIVE ET DE L’ASSEMBLÉE
• Préparation, en partenariat avec les différents services, des projets de délibérations et des rapports.
• Rédaction des convocations et notes de synthèse.
• Impression des documents à faire signer aux élus en relation avec les services concernés (fiche d’émargement, registre éventuel, etc.).
• Envoi des convocations et de l’ensemble des documents préparatoires à la réunion du Conseil communautaire.
• Rédaction et/ou supervision de la rédaction des délibérations.
• Élaboration des procès-verbaux des réunions du Conseil communautaire.
• Transmission des actes au contrôle de la légalité dans les délais règlementaires.
• Affichage des actes dans les délais règlementaires.
• Constitution et tenue du registre des délibérations.
• Notification des délibérations aux partenaires et bénéficiaires, en concertation avec les agents en charge des dossiers.
• Rédaction des arrêtés du président en matière de délégations consenties aux vice-présidents.
• Rédaction/supervision des décisions du président prises par délégation du Conseil communautaire en collaboration avec les deux agents en charge de l’accueil et du secrétariat.
• Rédaction/supervision des divers contrats et conventions liant la CCBG et différents partenaires (entreprises, associations, collectivités, personnes privées, etc.) dans le cadre de la mise à disposition de personnels, de locaux ou de biens, ou tout autre contexte en lien avec l’exercice des compétences de la CCBG et en collaboration avec les deux agents en charge de l’accueil et du secrétariat.
• Gestion des contrats d’assurance de la CCBG (responsabilités, dommages aux biens, aux véhicules, etc.) : relations avec les assureurs, ajouts, retraits et modifications des risques et garanties.
• Gestion des déclarations de sinistres et de leur suivi auprès des assureurs de la CCBG.
• Gestion du personnel en charge de l'accueil du public, du courrier et de la diffusion de l’information et de la documentation.
• Suivi du personnel en charge du secrétariat et des fournitures administratives de la Collectivité.
• Préparation et animation des réunions de la commission d’élus en charge de l’administration générale et du personnel, en lien avec la gestionnaire RH et la direction.

PRÉPARATION, SUIVI ET EXÉCUTION DES MARCHÉS PUBLICS COMMUNAUTAIRES – DEMANDES DE SUBVENTIONS
• Dossiers relatifs aux thématiques « administration générale » et « gestion du personnel » (prévoyance, assurances y compris dans le cadre de la « dommages ouvrages », contrats et conventions divers) : préparation et rédaction du DCE (dossier de consultation des entreprises), gestion de la consultation dans son ensemble (de la publication à l’attribution et à la transmission au service de contrôle de la légalité) et suivi de l’exécution du marché.
• Dossiers pilotés par les autres services : appui juridique et technique (mise en ligne) à la préparation des consultations et à leur suivi sur le volet administratif (transmission des marchés attribués au service du contrôle de la légalité).
• Pilotage des demandes de subventions : constitution des dossiers de demandes de subventions et de candidature aux AAP (appel à projet) et AMI (appel à manifestation d’intérêt), en autonomie ou en collaboration avec les services référents ; établissement des plans prévisionnels de financement des différents projets en lien avec l’agent en charge de la gestion financière et les autres agents référents ; appui à l’agent en charge de la gestion financière pour le suivi des versements des subventions attribuées ; suivi des obligations de communication des subventions obtenues auprès des financeurs.
• Assistance et conseils auprès des autres services communautaires et des élus.
 

GESTION DE LA PAIE et du suivi médical des agents (en alternance avec la gestionnaire RH)
• Préparation et saisie des éléments variables mensuels pour la paie (heures supplémentaires, absences, etc.).
• Contrôle et mandatement des paies.
• Déclarations sociales nominatives.
• Gestion administrative des arrêts de travail des agents.
• Saisie des arrêts de travail liés à la maladie et aux accidents de travail.
• Réalisation des actes administratifs en lien avec la paie et le suivi médical des agents.
• Programmation et suivi des visites médicales, des expertises, etc.

CONSEIL JURIDIQUE ET SÉCURITÉ DES ACTES
• Apporter une expertise juridique transversale aux services et aux élus.
• Rédiger, valider et sécuriser les actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés, conventions, etc.) en collaboration avec l’assistante administrative.
• Établir des modèles d’actes.
• Gérer les procédures précontentieuses.
• Instruire et suivre les dossiers contentieux en lien avec les avocats.

Relations fonctionnelles

En interne :
• Relations quotidiennes avec les agents de la Communauté de communes, particulièrement avec la DGS et les responsables de service.
• Relations hebdomadaires avec les élus dont le président de la Communauté de communes et les vice-présidents.

En externe :
• Relations régulières avec les services de l'État et autres administrations partenaires ainsi que divers bureaux d'études.
• Relations ponctuelles avec les maires ou adjoint(e)s des communes membres de la CCBG.

Moyens mis à disposition

• Bureau, avec équipement informatique.
• Imprimante, photocopieur et téléphone.
• Véhicule de service pour les déplacements professionnels.

Conditions et contraintes d’exercice

• Disponibilité en soirée occasionnellement (conseils communautaires).
• Horaires réguliers.
• Travail à temps complet (35 heures).
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
• Sens du service public.