Gestionnaire administratif Guichet unique

Pôle Enfance Jeunesse Sports Education / Petite Enfance Restauration Education CTG

Gestionnaire administratif Guichet unique CME CTG
35 ou 37 heures avec des RTT en fonction des besoins d’ouverture au public du service

Le gestionnaire administratif fait appliquer les règles et les procédures propres à son domaine d'activité, par des activités de recherche, d'analyse, de diffusion et de rangement. Il assure la gestion des informations et des actions qui lui sont confiées par une maîtrise des outils de bureautique.
En fonction de son service d’affectation, il est amené à développer des compétences particulières pour renseigner des publics ou maîtriser des logiciels spécifiques, ou encore fournir un support administratif aux fonctions opérationnelles ou de direction.
Au-delà de l’exécution de tâches administratives pour lesquelles il doit maintenir ses compétences, il peut évoluer avec une autonomie et des spécialisations qui nécessitent des capacités d’organisation et de rigueur.
En tant que fonction support, la maîtrise des outils de communication, le sens du travail en transversalité et l’adaptabilité sont des compétences requises.

Description de l’activité : Gestionnaire administratif

Réaliser des travaux de bureautique, courriers, traitement de textes, tableurs, présentations
Réception des appels téléphoniques
Assurer le suivi et la planification de réunions et d’agendas
Traiter, enregistrer, suivre, trier, diffuser, classer et archiver des dossiers administratifs
Contrôler l'application des règles, procédures, normes et standards de son domaine d'activité
Gérer et traiter des données et des informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
Informer et conseiller des tiers (agents, usagers, partenaires, administrations…)
Paramétrer ses outils, logiciels et systèmes
Assurer une veille spécifique à son domaine d'activité
Coordonner les tâches administratives dans le respect du projet de service
Maintenir une bonne communication et une relation efficace avec les interlocuteurs du service
Préparer et analyser des rapports relatifs à la gestion du service
Gérer les fournitures du service
Veiller à la maintenance des outils bureautiques du service
 
Description de l’activité : Guichet unique

Accueillir physiquement et téléphoniquement les familles pour information et conseil sur l’utilisation du logiciel portail familles
Assurer les bonnes liaisons des services intervenants sur le portail familles : Espace jeunes, Périscolaire élémentaire, Garderie, Extrascolaire élémentaire et maternelle, Restauration collective, EAJE, RPE
Diffuser les informations sur le logiciel portail familles et envers les directions des écoles élémentaires et maternelles
Utiliser le logiciel du portail familles pour réaliser des inscriptions pour les services suivants : Espace jeunes, Périscolaire élémentaire, Garderie, Extrascolaire élémentaire et maternelle, Restauration collective
Utiliser le logiciel du portail familles pour réaliser des réservations pour les services suivants : Périscolaire élémentaire, Garderie, Extrascolaire élémentaire et maternelle, Restauration collective
Utiliser le logiciel du portail familles pour réaliser des facturations pour les services suivants : Extrascolaire élémentaire et maternelle
Gérer la régie de recettes du service Extrascolaire élémentaire et maternelle
Gérer les données pour les déclarations à la CAF

Description de l’activité : Education CME

Assurer le suivi de l’organisation des élections du Conseil Municipal des Jeunes
Participer à la mise en œuvre des évènements organisés au sein des écoles élémentaires

Description de l’activité : CTG

Réceptionner les informations transmises par les services du pôle
Mettre en forme les informations pour qu’elles correspondent au format des déclarations CAF de la CTG