Gestionnaire administratif (h/f)

Au sein de la Direction des Transports et de la Mobilité Durable, le service MD est en charge du suivi du réseau des transports métropolitains « Lignes d’Azur » en s’appuyant sur la Régie Lignes d’Azur. En tant qu’Autorité Organisatrice de la Mobilité Durable, elle définit l’offre de transport et la tarification. Elle participe notamment aux enquêtes de qualité et de trafic. Elle gère par ailleurs en direct des services scolaires exploités par des transporteurs privés. La Direction des Transports et de la Mobilité Durable gère la création, l’entretien et la mise en accessibilité des arrêts de bus et leur équipement en mobilier : abris, bancs et supports d’information. Elle assure auprès des communes et des administrés un rôle de proximité pour identifier les besoins et y apporter une réponse.
La Direction mène une réflexion sur l’ensemble de la chaîne des déplacements et participe aux projets de pôles d’échanges multimodaux. Elle a en charge la mobilité douce, avec les vélos en libre accès, le suivi de l’autopartage et l’élaboration d’un plan de mobilité électrique, et contribue au Plan Climat Air Energie Territorial de la Métropole (PCAET). Elle gère un budget propre : le budget annexe des Transports s’élevant à plus de 200M€ en fonctionnement et en investissement.

Vous aurez la charge d’assurer la gestion administrative du Directeur adjoint dans ses missions quotidiennes et dans l’organisation de son travail, de participer au suivi des dossiers de la Direction adjointe ainsi que d’apporter un soutien administratif ponctuel auprès des équipes de la Direction des Transports et de la Mobilité Durable.

Vos missions principales seront :
- Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique ;
- Vous recevrez, traiterez et orienterez les appels téléphoniques ;
- Vous gérerez les courriers (réception, affectation, suivi du traitement, rédaction, relances, archivage) ;
- Vous superviserez les parapheurs ;
- Vous prendrez des notes et rédigerez les comptes rendus de réunion ;
- Vous collecterez les données auprès des différents collaborateurs et centraliserez les informations pour la mise à jour des diverses fiches (communes, conseils, EDL, etc.) ;
- Vous constituerez et mettrez à jour les fiches d’activité du service ;
- Vous saisirez les données pour le recueil des tarifs du service ;
- Vous assurerez le suivi comptable des opérations engagées sous la responsabilité du chef de service (devis, bons de commande, notifications, facturation) ;
- Vous organiserez la consultation, la saisie, l’édition et l’envoi des messages pour le compte du chef de service ;
- Vous rédigerez et gérerez les arrêtés municipaux et saisirez les données en lien avec les missions du service (tableaux de contrôle des vélos en libre-service, bornes de recharge, etc.) ;
- Vous assurerez le suivi et préparerez les projets de réponses aux diverses réclamations/demandes, notamment des administrés ;
- Vous organiserez le montage des dossiers administratifs pour les demandes de subventions ;
- Vous assurerez la rédaction et la gestion des courriers dans le cadre de l’exécution des marchés publics du service ;
- Vous gérerez la boîte mail générique Nice mobilités ;
- Vous synthétiserez les divers rapports d’activité des prestataires ;
- Vous assisterez aux réunions de travail, rendrez compte et établirez les comptes rendus ;
- Vous rechercherez et assurerez la veille des réglementations, textes et normes en vigueur ;
- Vous apporterez un appui administratif aux agents du service ;
- Vous assurerez la transmission des informations entre les agents du service ;
- Vous préparerez et contrôlerez les dossiers du service (notes, rapports, etc.) ;
- Vous saisirez, mettrez en forme, reproduirez, scannerez et diffuserez les documents ;
- Vous organiserez les dossiers du service (classement, archivage informatique et physique) ;
- Vous constituerez et actualiserez les tableaux de bord en lien avec les activités de la direction adjointe ;
- Vous gérerez et suivrez les congés, formations et missions des agents du service ;
- Vous tiendrez l’agenda, prendrez les rendez-vous du chef de service et réserverez les salles ;
- Vous préparerez et suivrez les missions et déplacements du responsable.

Vos missions ponctuelles seront :
- Vous assisterez aux réunions de travail ;
- Vous apporterez un appui administratif aux agents du service ;
- Vous mettrez à jour les informations sur les sites internet @mnca et @vdn dans les domaines suivis par la direction adjointe ;
- Vous apporterez votre concours à d’autres services de la direction des transports et de la mobilité durable sur le plan administratif (suivi des courriers, parapheurs, principalement).

Appartenance à un ou des groupes de travail :
- Vous participerez aux réunions de coordination du service

Vos relations professionnelles :
- A l’externe : Élus et fonctionnaires, usagers, agences de voyages, Régie Lignes d’Azur, communes, Conseil Départemental, prestataires extérieurs, sociétés diverses ;
- En interne : Cabinet du Président, bureau du courrier, tous services de MNCA.