Gestionnaire administratif (H/F)

Un poste de Gestionnaire administratif (H/F) est à pourvoir au Territoire d’Action Sociale
Est - Polyvalence Insertion (Zone d’intervention : St André / Salazie).
Sous l’autorité du Responsable de service, l’agent assure la gestion administrative des dossiers relevant de son service. Il met en œuvre les procédures d'instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision de l'autorité.

• Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention :
- Réceptionner et ouvrir les plis
- Enregistrer le dossier et établir le récépissé de dépôt de la demande
- Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
- Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction
• Vérifier la validité des informations traitées :
- Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, ...)
• Orienter et renseigner le public :
- Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
- Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande
- Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande
• Analyser les situations individuelles par rapport au cadre réglementaire en vigueur :
- Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives
- Consulter les autres services et recueillir leurs avis
- Conduire une analyse technique du dossier de demande et synthétiser les avis recueillis
- Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de régularisation ou de sanction
• Rédiger des rapports, notes, courriers, ... :
- Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents
- Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs de rejets, ...)
- Rédiger des décisions ou des délibérations
- Notifier la décision au demandeur
- Préparer les actes juridiques de la notification
- Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
• Réaliser le suivi administratif et le bilan des activités :
- Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures
- Assurer le suivi et le contrôle des ordres de service
- Mettre en place un système de contrôle des ordres de service
- Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
• Assister et conseiller les services et/ou les élus :
- Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
- Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques, notamment pénaux
• Détecter et signaler les anomalies et/ou dysfonctionnements :
- Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
• Elaborer et/ou suivre les tableaux de bord
• Assurer une veille juridique et réglementaire :
- Effectuer un pré-contrôle de légalité
• Représenter la collectivité dans les groupes de travail ou au sein des réunions :
- Représenter l'administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures d'instruction
• Classer et/ou archiver les dossiers du service