Gestionnaire administratif (h/f)

La direction des bâtiments a pour mission de construire, restructurer, réhabiliter et assurer la maintenance des collèges, et des bâtiments administratifs, techniques, sociaux et culturels du Département. Elle organise les tâches relatives à la maîtrise d’ouvrage et à la maîtrise d’œuvre des opérations. Elle gère et prépare les budgets d’investissement et de fonctionnement afférents à ces opérations.
Le patrimoine bâti départemental se compose de 500 bâtiments répartis sur 390 sites et représente une surface de plancher de 1 million de m²

Rattaché(e) au responsable du secteur administratif, il/elle participe à la gestion administrative de la direction, assiste les agents rattachés à la direction et assure le suivi de l’astreinte.

• Assurer le secrétariat du directeur et des agents qui lui sont rattachés (prise en charge des appels, des rendez-vous, des liaisons avec les services…)
• Assister les agents rattachés à la direction (organisation de réunions, mise en page, impression de documents/rapports…)
• Apporter une aide aux autres secteurs administratifs en cas d’absence
• Réaliser et mettre en forme des notes et courriers
• Diffuser des mails d’information (communication des autres directions, DGS…)
• Gérer, contrôler et valider les commandes et les factures de reprographie dans le cadre du marché Demaille
• Etablir les attestations de remisage des véhicules et les transmettre aux services
• Suivre la campagne de recouvrement de la contribution financière et kilométrique
• Transmettre à la Direction de la Logistique es commandes exceptionnelles