Gestionnaire administratif / secrétariat du service enfance-loisirs (h/f)

Sous l’autorité hiérarchique du Chef du Service Enfance-Loisirs, vous assurez le secrétariat du service Enfance-Loisirs, et participer à l’accueil physique et téléphonique des usagers.

À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :
- Organiser et planifier des réunions, réserver le matériel et les salles
- Tenir les agendas, prendre les rendez-vous
- Effectuer l’accueil physique et téléphonique des personnels et des usagers
- Enregistrer, trier, diffuser le courrier du service
- Participer au classement et à l’archivage notamment des dossiers d’inscription
- Mettre en forme et diffuser des courriers, notes, effectuer des mailings
- Gestion de la boite mail spécifique Enfance
- Notification des arrêtés et retour à la DRH
- Suivre la fréquentation/enfant des accueils de loisirs (tableaux de fréquentation)
- Suivi téléphonique des effectifs les mercredis et vacances, transfert d’animateurs
- Gestion des rendez-vous pour les inscriptions du secteur vacances
- Traitement des dérogations périscolaires/extrascolaires
- Réalisation, tirage et diffusion des formulaires de réservations/vacances
- Gestion et suivi des demandes techniques et logistiques des accueils de loisirs
- Gestionnaire du temps de l’unité administrative, planning des congés
- Suivi des heures supplémentaires de l’unité administrative
- Demandes de travaux, de maintenance et d’entretien

Conditions particulières d’exercice :

- Déplacements éventuels sur les accueils de loisirs
- Poste en binôme, prise de congés en alternance
- Rythme d’activité lié aux vacances scolaires

Profil et compétences requises :

Connaissances :

- Connaissance de l’environnement territorial
- Connaissance du milieu socio-éducatif et de la réglementation des accueils de loisirs
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des services municipaux et des procédures administratives


Compétences techniques ou savoir-faire :

- Expression écrite de qualité
- Maîtrise de l’outil bureautique
- Techniques de secrétariat
- Élaboration de plannings
- Recherche, transmission et classement d’informations, mailings

Aptitudes :

- Goût du travail en équipe et de la communication, capacité d’écoute
- Réactivité, autonomie, dynamisme, esprit d’initiative
- Rigueur
- Sens de l’organisation et de l’anticipation
- Capacité à prendre des initiatives
- Discrétion professionnelle

Non renseignées