Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés :
• Répondre aux appels téléphoniques
• Rechercher et diffuser des informations
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Accueillir et renseigner les usagers, ré-orienter, si nécessaire, vers le collègue, service ou organisme compétent

Tenue des registres d'état civil :
• Délivrer sur demande des extraits de registre
• Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés
• Rédiger des mentions et des courriers
• Procéder à la mise à jour des actes d’état civil en fonction des événements modifiant l’état ou la capacité des personnes

Réceptionner les déclarations et établir les actes d’état civil :
• Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil (naissance, décès, reconnaissance, changement de prénom, de mariage et de baptême républicain)
• Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile…)
• Contrôler l’authenticité des attestations fournies
• Etablir les différents actes d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage…)
• Délivrer les différents actes demandés (courrier, mail, physique…)
• Signaler le caractère inopportun d’un prénom

Etablir les dossiers mariage / PACS :
• Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel
• Apprécier les actes d’état civil du pays d’origine
• Etablir les actes de publication en vue de leur affichage
• Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
• Inscrire le mariage dans les registres
• Présence lors des cérémonies (préparation salle + lecture de l’acte)

Gérer les livrets de famille :
• Établir les livrets de famille
• Contacter les différentes communes concernées pour faire compléter le livret
• Réceptionner les livrets complétés et les transmettre aux familles
• Assurer la mise à jour des livrets provenant des autres communes

CNI/passeports :
• Prise de rendez-vous, informer l’administré sur les pièces justificatives
• Dépôt des dossiers/remise des titres
• Suivi des recueils

Délivrer et contrôler les titres de concessions :
• Vérifier la situation administrative du demandant
• Vérifier le droit à la propriété et à l'inhumation/exhumation
• Appliquer strictement le tarif du cimetière
• Faire respecter le règlement du cimetière
• Rédiger les factures de pose de scellés

Gérer le cimetière :
• Tenir et mettre à jour le registre du cimetière/classement et rangement archives
• Préparer les arrêtés et délibérations pour les inhumations/exhumations
• Procéder à toutes les opérations d'attribution, fermeture, mutation, renouvellement et reprise des concessions
• Formuler des avis motivés en cas de refus
• Apprécier les litiges des familles afin de les transmettre à la ou au juge
• Faire appliquer et actualiser le règlement intérieur

Diriger les procédures d’élections (Ponctuellement dans l’année) :
• Enregistrer les inscriptions, les radiations, les changements d’adresses
• Assurer la mise à jour de la liste électorale
• Suivre les retours de propagandes, de courriers
• Suivre et contrôler les inscriptions d’office des jeunes de 18 ans
• Préparer et organiser les commissions administratives liées à la mise à jour de la liste électorale
• Organiser de façon matérielle les scrutins électoraux (bureaux, listes d’émargement, isoloirs…)

Réaliser un premier niveau de secrétariat :
• Assurer les activités de secrétariat et de gestion administrative courantes
• Apporter un soutien administratif et organisationnel aux différentes missions de la collectivité, selon les besoins du service

Expérience en état civil, élections et cimetière souhaitée
Connaissance de la réglementation dans ces 3 domaines
Maîtrise des outils informatiques
Techniques d'accueil et règles de communication
Connaissances des spécificités des différents publics
Connaissance du fonctionnement des collectivités et des circuits décisionnels
Savoir faire preuve de discrétion et de respect du secret professionnel
Autonomie

Non renseignées