1. Gestion administrative, budgétaire et comptable du service
• Assurer la gestion administrative générale du service.
• Assurer le suivi statistique et élaborer les tableaux de bord d'activité.
• Réceptionner, contrôler et traiter les pièces comptables.
• Assurer les engagements comptables
• Rédiger divers documents administratifs (conventions, courriers, notes...)
• Assurer le suivi administratif des dossiers du service.

2. Pilotage opérationnelle du Guichet Unique Séniors et gestion de l’accueil
• Piloter et organiser les permanences des partenaires institutionnels et associatifs (CCAS, organismes de retraite, santé, aides sociales, etc.).
• Assurer l'interface administrative avec les partenaires pour la programmation, le suivi et l'évaluation de leurs interventions.
• Élaborer, actualiser et diffuser les procédures, fiches pratiques et outils d'information à destination des usagers.
• Suivre, consolider et analyser les indicateurs d'activité du dispositif (nombre de demandes, délais de traitement, orientations, satisfaction des usagers…) et proposer des axes d'amélioration.
• Assurer le suivi administratif des situations en lien avec le travailleur social du Guichet Unique Seniors,
• Organiser le fonctionnement de l’accueil physique et téléphonique du service seniors,
• Veiller à la qualité de l’accueil et à la continuité du service,
• Assurer la coordination fonctionnelle de l’agent d’accueil (organisation des permanences, diffusion des consignes, suivi des procédures et remontée des difficultés à la responsable de service),
• Élaborer et mettre à jour les procédures et outils d’accueil,
• Participer à l’amélioration continue de la qualité de l’accueil et des services rendus aux usagers.

3. Assistance de la responsable du service
• Assurer la gestion de l'agenda de la responsable de service.
• Préparer les réunions et assurer le suivi des dossiers.
• Rédiger les comptes rendus, notes de synthèse et courriers.
• Organiser le classement, l'archivage et le suivi documentaire.
• Assurer le suivi des parapheurs et des circuits de validation.

4. Suivi des dispositifs en faveur des seniors
• Assurer le contrôle administratif des demandes de subventions des associations de seniors.
• Gérer le dispositif des noces de mariage et des centenaires (instruction des dossiers, relations avec les familles, les élus et les prestataires).
• Participer à l'organisation des manifestations, actions et événements du service.
• Assurer le suivi administratif de la planification des interventions sur les bassins de vie en lien avec les coordonnateurs d'animation.
• Accueillir, informer et orienter les usagers lors des actions et manifestations organisées par le service.

Activités spécifiques
• Participer aux manifestations, événements et actions transversales de la collectivité.
• Assurer l’intérim de la responsable de service en cas d’absence

Conditions spécifiques
Mobilisation possible lors des événements ou interventions spécifiques de la collectivité, hors horaires habituels de travail (événementiels, dispositif de sécurité civile, organisation des scrutins des élections...)

Formations et qualifications obligatoires
• Expérience en collectivité territoriale.
• Expérience dans le domaine administratif.
• Connaissance des politiques publiques en faveur des personnes âgées.

Savoir
- Fonctionnement des collectivités territoriales.
- Organisation et circuits décisionnels.
- Règles de rédaction administrative.
- Comptabilité publique et exécution budgétaire.
- Procédures administratives.
- Réglementation relative aux subventions.
- Notions de commande publique.
- Règlement général sur la protection des données (RGPD).
- Techniques d'accueil physique et téléphonique.
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.
- Connaissance des partenaires institutionnels et associatifs du territoire.

Savoir-faire
- Organiser, planifier et coordonner les activités.
- Rédiger des documents administratifs
- Suivre l'exécution budgétaire et comptable.
- Produire des tableaux de bord et analyser des indicateurs.
- Utiliser les logiciels métiers.
- Accueillir, informer et orienter les usagers.
- Travailler en transversalité avec les partenaires et les services.
- Respecter les procédures et les délais.
- Rendre compte de son activité.
- Garantir la confidentialité des informations traitées.

Savoir-être
- Sens du service public.
- Qualités relationnelles.
- Sens de l'organisation.
- Rigueur.
- Autonomie.
- Esprit d'initiative.
- Capacité d'adaptation.
- Discrétion professionnelle.
- Sens du travail en équipe.
- Diplomatie.
- Qualités rédactionnelles.

Non renseignées