Gestionnaire Administrative Accueil Pôle Famille (H/F)

Au sein de la direction de la Famille, sous la responsabilité directe du coordinateur enfance et en lien avec le coordinateur éducation, l’agent assure l’accueil et l’information du public. Il prend en charge l’inscription et la facturation des familles pour les services de petite enfance, d’enfance, de restauration et pour les inscriptions scolaires. Il gère également l’ensemble des dossiers associés ainsi que ceux relatifs aux autres services concernés.

Vos missions principales :
▪ Gestion et suivi du portail famille
- Accueillir, informer, accompagner les familles sur le portail famille : création du dossier famille, dossier d’inscription, réservation des services, petite enfance, enfance et restauration scolaire ainsi qu’aux autres services concernés ;
- Assurer la réception des mails et réclamations des familles et y répondre ;
- Assurer le contrôle des pièces remises sur le portail famille ;
- Assurer le classement des dossiers, des pièces et l’archivage des dossiers famille ;
- Communiquer les effectifs prévisionnels des repas au service restauration, participation au recensement des PAI et les commander auprès du prestataire de service ;
- Assurer le paramétrage du portail famille en lien avec les services et la DSI ;
- Assurer et gérer les difficultés rencontrées avec le portail famille ;
- Réceptionner, vérifier les pointages ;
- Assurer le processus de facturation du portail famille : saisir les éléments nécessaires pour la production de la facturation, éditer tous les mois la facturation des services, assurer l’impression et la mise sous pli de la facturation sur demande des familles, corriger les erreurs et les solutionner ;
- Assurer la régie de recettes aux différents services : réceptionner les paiements, procéder aux encaissements en lien avec la régie unique, préparation des impayés en lien avec le service finances ;
- Établir les certificats administratifs de présence des enfants ;
- Participer, en lien avec les coordinateurs, à la diffusion des informations aux familles sur le portail famille, la page Facebook du pôle famille et le site Internet en lien avec le service communication: mailing aux familles, règlements intérieurs des structures.

▪ Gestion des inscriptions et dérogations scolaires
- En lien avec le coordinateur éducation, accueillir, informer et accompagner les familles dans leurs démarches d’inscriptions et de dérogations scolaires : remettre, enregistrer et réceptionner les demandes d’inscription et de dérogation dans les écoles et en assurer le suivi administratif (relations avec les familles et les communes extérieures) ;
- Contrôler les dérogations en cours auprès des directeurs d’école ;
- Assurer le suivi financier des dérogations (validation des listes reçues des communes extérieures transmission aux communes extérieures de nos listes pour validation) ;
- Assurer le suivi statistique des dérogations scolaires (prévisionnel – bilan annuel) ;
- Transmettre des éléments au service finances pour dépenses ou recettes à régulariser ;
- Suivre l’évolution des effectifs scolaires en relation avec le coordinateur éducation ;
- Assurer le lien avec les directeurs d’école ;
- Participer au comité d’inscriptions et de dérogations scolaires ;
- Rédiger et communiquer les décisions aux familles ;
- Abonder la base de données de l’Éducation Nationale « base élèves » ;
- Coordonner et assurer la communication liée aux inscriptions scolaires (directeurs d’écoles – familles – site Internet) en lien avec le service communication.

Vos missions secondaires :
- Assurer des missions ponctuelles de secrétariat de la direction ;
- En lien avec la direction du secrétariat général et de la citoyenneté, participer à la préparation des scrutins et travailler lors des élections ou lors de manifestations.