Gestionnaire adminsitratif (tive) de l'école de musique La Cendille (h/f)

- Suivi de la facturation avec le logiciel ABELIUM
- Editer et mettre à jour l'ensemble des documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement de l'école
- Entretenir et assurer un suivi de l'état du parc instrumental et du matériel de l'école
- Aider à l'organisation et au bon déroulement des évènements de l'école
- Soutenir le directeur dans la rédaction des outils de communication et de développement
- Etre un soutien pédagogique, artistique et stratégique du directeur.

* Gestion du logiciel Abelium :
- Saisie pour la création des fiches familles, adultes et enfants.
- Inscription des élèves
- Création et mises à jour des fiches professeurs
- Création et mises à jour des cours / atelier / classe CHAM
- Saisie et validation des mandats administratifs de prélèvement
- Édition des factures, vérification, puis export vers le service comptable
- Éditions de statistiques et de fichiers spécifiques (droit à l’image, élèves par âges

* Edition et mises à jour des documents nécessaires au fonctionnement de l’école
- Création des plannings (par salles, par professeurs) et des feuilles de présence à l’année pour chaque cours.
- Mises à jour du mailing
- Participation à la rédaction des comptes rendus, bilans d’activités, conventions, documents de partage, demande d’autorisation parentale …
- Déclaration SACEM pour les différents évènements organisés par l’école
- Mises à jour des documents sur l’espace NAS de l’école
- Création et mises à jour des fiches projets et rapports d’activités des différents évènements organisés par l’école

* Entretien et gestion du parc instrumental et du matériel :
- Vérification et entretien des instruments
- Suivi du bon fonctionnement des locaux
- Inventaire du matériel par salle
- Communication avec les professeurs pour sur les besoins, problèmes et pannes de matériel
- Participation aux prévisionnels des futurs achats avec estimations et demande de devis aux fournisseurs

* Aide à l’organisation et au déroulement des événements de l’école :
- Participation à l’organisation et présences aux évènements organisés par l’école et à certaines sorties d’ateliers
- Gestion des besoins des professeurs en matériel et instruments pour les événements de l’école.
- Transport, montage du matériel sur les lieux des différents évènements, démontage et retour dans les salles de cours.
- Recherche de lieux d’exposition et suivi avec ces lieux, pour l’exposition photos/audio « La Cendille hors du cadre » ; Montage, démontage de l’exposition
- Suivi avec les rapides du Poitou pour les besoins de transport.

* Aide à la communication de l’école :
- Impression des documents de communications : flyers, plaquettes de présentation, affiches
- Affichage et distribution de flyers sur le secteur gencéen dans les mairies, les écoles, les structures associatives et les commerces
- Tri, archivage et traitement des photos, vidéos et audios et différents visuels
- Suivi de la chaine Youtube de l’école
- Etude d’une mise en place d’un réseau social pour l’école de musique afin de développer la communication de l’établissement.
- Suivi de la communication avec l’office de tourisme de Gençay.
- Aide à la communication avec la presse locale.
- Aide au suivi de la communication sur le site internet de la collectivité et sur ceux des mairies du territoire.

* Soutien pédagogique, artistique et stratégique au directeur :
- Participations aux différentes réunions : réunions pédagogiques, comités pédagogiques…
- Présences à certains entretiens avec les professeurs et intervenants extérieurs
- Temps d’échanges avec le directeur sur le projet pédagogique, les choix stratégiques, la vision artistique, la gestion de l’équipe pédagogique…