Gestionnaire de courrier et facture (h/f)
Emploi LE HAVRE
166 Rue De Paris, 76600 Le Havre, France
Non renseigné
Culture
Emploi permanent
Plein temps
Description
Vous assurez en journée les missions de gestionnaire de courrier, de facturier.
Le midi, soir, Week-end et jours férié (selon le calendrier des réceptions), vous assurez les missions d'huissier : réceptions, cérémonies protocolaires, conseil municipal, cérémonie de mariages, service à table….
Le midi, soir, Week-end et jours férié (selon le calendrier des réceptions), vous assurez les missions d'huissier : réceptions, cérémonies protocolaires, conseil municipal, cérémonie de mariages, service à table….
Activités principales :
En qualité de gestionnaire de courrier :
Vous ouvrez, lisez et enregistrez sur les logiciels "Grand Angle" et "TRAFIC", les courriers et courriels entrants en respectant les procédures courrier en vigueur.
Vous attribuez les courriers vers les directions concernées.
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique auprès des services et des transporteurs, pour toute recherche de courrier et colis.
En qualité de facturier :
Vous vérifiez, sur le logiciel "GRAND ANGLE", que les factures des fournisseurs soient correctement enregistrées.
Vous ventiler les factures enregistrées vers les services concernés. Vous assurez un rôle de référent du logiciel « CHORUS PRO » auprès des services et des fournisseurs apportant une aide téléphonique ponctuelle.
Activités secondaires :
Participer aux manifestations protocolaires (accueil personnalités ; accueil café ; accueil mariages ; etc. …)
Participer à la diffusion de documents dans les structures municipales
Mise à jour de l’organigramme Ville du Havre dans TRAFIC pour l’enregistrement des courriers
Vous réceptionnez, triez, ventilez et distribuez le courrier au sein de la collectivité (Hôtel de ville et sites extérieurs).
En qualité de gestionnaire de courrier :
Vous ouvrez, lisez et enregistrez sur les logiciels "Grand Angle" et "TRAFIC", les courriers et courriels entrants en respectant les procédures courrier en vigueur.
Vous attribuez les courriers vers les directions concernées.
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique auprès des services et des transporteurs, pour toute recherche de courrier et colis.
En qualité de facturier :
Vous vérifiez, sur le logiciel "GRAND ANGLE", que les factures des fournisseurs soient correctement enregistrées.
Vous ventiler les factures enregistrées vers les services concernés. Vous assurez un rôle de référent du logiciel « CHORUS PRO » auprès des services et des fournisseurs apportant une aide téléphonique ponctuelle.
Activités secondaires :
Participer aux manifestations protocolaires (accueil personnalités ; accueil café ; accueil mariages ; etc. …)
Participer à la diffusion de documents dans les structures municipales
Mise à jour de l’organigramme Ville du Havre dans TRAFIC pour l’enregistrement des courriers
Vous réceptionnez, triez, ventilez et distribuez le courrier au sein de la collectivité (Hôtel de ville et sites extérieurs).
Profil recherché
Compétences Requises :
Informatique (différents logiciels)
Disponibilité
Capacité de concentration
Grande discrétion
Devoir de réserve
Bonne présentation
Compétences en gestion administrative
Conditions particulières d'exercice :
Possibilité de travailler exceptionnellement les soirs et week-end pour certaines réceptions et ponctuellement le samedi pour les mariage
Lieu, jours et horaires de travail :
Hôtel de ville RDC
35 Heures hebdomadaire du lundi au vendredi
Informatique (différents logiciels)
Disponibilité
Capacité de concentration
Grande discrétion
Devoir de réserve
Bonne présentation
Compétences en gestion administrative
Conditions particulières d'exercice :
Possibilité de travailler exceptionnellement les soirs et week-end pour certaines réceptions et ponctuellement le samedi pour les mariage
Lieu, jours et horaires de travail :
Hôtel de ville RDC
35 Heures hebdomadaire du lundi au vendredi
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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