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COLLECTIVITÉ DE SAINT MARTIN COM ANTILLES FRANÇAISES
Gestionnaire de dossier - P. 134 (h/f)
Rue de l'hôtel de la collectivité - bp 374. marigot, Saint-Martin (Saint-Martin (978))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 semaines
Description du poste
Dans un contexte d'accroissement des flux administratifs et de renforcement de l'accompagnement des directions de la délégation, la Direction Appui au Pilotage, en sa qualité de direction transversale, assure le suivi et la coordination d'un volume important de dossiers.
Afin de garantir un traitement rigoureux des dossiers, le respect des délais et la fluidité des échanges entre les différents acteurs, il est nécessaire de renforcer l'organisation de la direction par le recrutement d'un gestionnaire de dossiers.
Collecter, ordonner et/ ou analyser des données, mettre un dossier en état d’être traité.
Afin de garantir un traitement rigoureux des dossiers, le respect des délais et la fluidité des échanges entre les différents acteurs, il est nécessaire de renforcer l'organisation de la direction par le recrutement d'un gestionnaire de dossiers.
Collecter, ordonner et/ ou analyser des données, mettre un dossier en état d’être traité.
Votre mission
- Assurer la réception, l’instruction et le suivi des dossiers confiés
- Vérifier la complétude et la conformité des pièces administratives
- Analyser les demandes et solliciter, si nécessaire, les pièces complémentaires
- Rédiger les courriers, notes, comptes rendus et actes administratifs liés aux dossiers
- Mettre à jour les outils de suivi et les bases de données
- Informer les usagers ou services internes sur les procédures
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
- S’adapter aux publics de cultures différentes
- Participer à l’élaboration de tableaux de bord et au reporting de l’activité.
- Adapter son intervention aux différents publics
- Présenter des documents d’information et de communication
- Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
- Classer et archiver des documents
- Collecter et traiter des données
- Tenir des agendas et organiser des réunions
- Alimenter des données sur logiciels et/ou base de données rédiger des actes administratifs
- Contrôler les dossiers traités et/ ou veiller au suivi de la procédure administrative et l’application correcte de la règlementation
- Vérifier la complétude et la conformité des pièces administratives
- Analyser les demandes et solliciter, si nécessaire, les pièces complémentaires
- Rédiger les courriers, notes, comptes rendus et actes administratifs liés aux dossiers
- Mettre à jour les outils de suivi et les bases de données
- Informer les usagers ou services internes sur les procédures
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
- S’adapter aux publics de cultures différentes
- Participer à l’élaboration de tableaux de bord et au reporting de l’activité.
- Adapter son intervention aux différents publics
- Présenter des documents d’information et de communication
- Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
- Classer et archiver des documents
- Collecter et traiter des données
- Tenir des agendas et organiser des réunions
- Alimenter des données sur logiciels et/ou base de données rédiger des actes administratifs
- Contrôler les dossiers traités et/ ou veiller au suivi de la procédure administrative et l’application correcte de la règlementation
Profil recherché
Connaissances :
- Connaitre la collectivité, son fonctionnement, sa culture, les différents services
- Maitriser les techniques de gestion administrative.
- Connaissance des procédures administratives et des règles de la fonction publique territoriale
- Bonne maitrise des outils bureautiques et logiciels
-Connaitre les règles d’hygiène et de sécurité
- Avoir le sens de l’organisation
- Informer, renseigner
- Utiliser les outils télématiques
Savoir-faire opérationnel :
- Organiser et prioriser son activité
- Analyser un dossier et en assurer le suivi
- Respecter les délais et les procédures
- Restituer les messages selon les consignes
- Réaliser plusieurs tâches à la fois
- Effectuer des tâches avec rapidité
- Travailler en équipe
- Savoir rendre compte de son activité
Savoir-être :
- Rigueur et sens de l’organisation
- S’exprimer clairement à l’oral
- Esprit d’analyse
- Sens du service public
- Autonomie, réactivité et capacité d’adaptation
- Faire preuve de discrétion professionnelle, secret professionnel et de devoir de réserve
- Connaitre la collectivité, son fonctionnement, sa culture, les différents services
- Maitriser les techniques de gestion administrative.
- Connaissance des procédures administratives et des règles de la fonction publique territoriale
- Bonne maitrise des outils bureautiques et logiciels
-Connaitre les règles d’hygiène et de sécurité
- Avoir le sens de l’organisation
- Informer, renseigner
- Utiliser les outils télématiques
Savoir-faire opérationnel :
- Organiser et prioriser son activité
- Analyser un dossier et en assurer le suivi
- Respecter les délais et les procédures
- Restituer les messages selon les consignes
- Réaliser plusieurs tâches à la fois
- Effectuer des tâches avec rapidité
- Travailler en équipe
- Savoir rendre compte de son activité
Savoir-être :
- Rigueur et sens de l’organisation
- S’exprimer clairement à l’oral
- Esprit d’analyse
- Sens du service public
- Autonomie, réactivité et capacité d’adaptation
- Faire preuve de discrétion professionnelle, secret professionnel et de devoir de réserve
Autres informations
Non renseignées