Gestionnaire de dossiers

1. Positionnement hiérarchique :
Pôle Aménagement et Développement Territorial
└ Maison du Département Aménagement et Développement Territorial
└ Unité Aménagement et Animation Territoriale

2. Positionnement dans l’organisation de travail :
Temps de travail : le temps complet est souhaité.
Poste éligible au télétravail : oui
Cette mention ne présente qu’un caractère indicatif et ne présage pas de la décision définitive en cas de candidature au télétravail.
Conditions et contraintes du poste : Horaires avec amplitude variable en fonction des obligations du service public

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de l’Unité Aménagement et Animation Territoriale, le gestionnaire de dossiers a pour mission de :

Secrétariat de l’unité
- assurer l’accueil téléphonique : recueil, traitement et communication des informations et messages
- réceptionner le courrier (ventilation, classement, suivi d’échéancier), enregistrer le courrier sortant
- assurer la gestion électronique des courriers via le logiciel GEC
- assurer la tenue d’agendas, l’organisation de rendez-vous, de réunions (ainsi que la logistique liée à l’accueil des participants : réservation de salles, préparation des dossiers ou documents …)
- classer et archiver les dossiers clôturés
- créer, gérer et tenir les différents tableaux de bord en temps réel
- assurer la rédaction, frappe et mise en forme de document tout support
- exploiter les délibérations adoptées en Commission Permanente ou Conseil départemental
- compiler les données type notes communales ou cantonales, rapport d’activités, notes au président, élus, DGS, DGA, Directeur…

Gestion des subventions / Appui technique et suivi administratif et financier
- gérer les demandes de subventions FARDA, OSMOC, MMU, Modes Doux, Politique Ville, Contractualisation en lien avec la responsable d’unité et le chargé de développement local et chargé de mission développement durable (…)
- assurer l’instruction technique, administrative et financière : vérification de la complétude des dossiers, sollicitation auprès des maîtres d’ouvrage en cas de pièces manquantes, rédaction des accusés de réception courriers, certificats administratifs inhérents aux demandes de subvention et tout courrier, mail ou support utile au bon déroulement de l’instruction
- calculer et contrôler les subventions pouvant être accordées
- réceptionner, vérifier, classer les pièces justificatives reçues d’ordre administratives et/ou financières
- saisir les demandes dans les différents logiciels et applicatifs de l’institution et suivre la prospective budgétaire (préparation budgétaire et versements de subventions)
- réaliser et/ou gérer les actions comptables via GDA
- mettre en paiement les différentes subventions

Animation territoriale
- préparer les rencontres – Commissions Territoriales, Comités Techniques, Comités de Pilotage : ordres du jour, logistique, invitations, préparation des supports de présentation, compte rendus…)
- alimenter en temps réel les notes communales, cantonales

Relations fonctionnelles :
- Relations internes à l’équipe
- Communication avec les autres directions du pôle