Gestionnaire de l’agence postale communale et agent administratif polyvalent

Sous l’autorité de la Secrétaire Générale de Mairie, l’agent aura pour mission la gestion de l’agence postale communale et sera chargé du secrétariat administratif sur des domaines variés

Missions principales :

Gestion de l’agence postale communale (en collaboration avec le référent de LA POSTE de Maintenon)
Ouverture de la Poste : lundi, mercredi, vendredi 14h00 – 17h30, mardi 15h00-19h00, jeudi 9h00-12h00, samedi 10h00-12h00:

- Accueil et renseignement du public (physique, téléphonique),
- Utilisation du logiciel spécifique à l’agence postale,
- Suivi des formations en ligne,
- Réception et enregistrement des instances,
- Gestion des instances dépassées,
- Enregistrement des fiches clients,
- Conseil auprès de la clientèle,
- Distribution des instances,
- Enregistrement des dépôts de lettres et colis,
- Affranchissement lettres et colis,
- Vente produits (carnets, enveloppes, colis, cartes sim…),
- Saisie des contrats de réexpédition temporaires et définitifs,
- Saisie des procurations postales,
- Saisie des réclamations,
- Opérations financières de dépannage (dépôt et retrait de fonds),
- Suivi du stock de l’agence,
- Commande des produits,
- Réception de fonds,
- Opérations de fin de journée (Comptage et vérification de la caisse).

Secrétariat administratif du périscolaire :

- Gestion des dossiers d’inscription famille à l’accueil de loisirs,
- Relation avec les familles,
- Relation avec la direction de l’accueil de loisirs,
- Vérification du pointage des présences de l’accueil de loisirs et des repas du restaurant scolaire,
- Facturation mensuelle des présences de l’accueil de loisirs et des repas du restaurant scolaire (logiciel Berger Levrault),
- Vérification du règlement des factures accueil de loisirs et restaurant scolaire,
- Report des données d’activité de l’accueil de loisirs sur tableur Excel.

En binôme avec le secrétariat administratif de la mairie:

- Accueil et renseignement du public (physique, téléphonique et mails),
- Enregistrement du courrier (papier et mail) départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier,
- Centraliser les informations, les rendez-vous, les messages et rendre compte au bon interlocuteur au sein du service,
- Enregistrement et rédaction des actes d'état civil, délivrance d'extraits ou copies intégrales des actes, traitement des dossiers de mariage, PACS, de baptême républicain et autres actes administratifs,
- Traitement des demandes du secteur affaires civiles et militaires (recensement de la population, recensement militaire, attestations d’accueil …),
- Collecte et diffusion des événements et des informations sur les différents supports de la mairie ( panneaux lumineux, panneau-pocket, site internet, panneau d’affichage,
courriers aux annonceurs du bulletin municipal annuel et suivi,
- Gestion des salles communales : planning et gestion des clés.

Mission ponctuelle :

- Remplacement de l’agent d’accueil de la mairie (absences, vacances…)