Gestionnaire des actions de formation professionnelle (H/F)

La Nouvelle-Aquitaine, plus vaste région de France et troisième plus peuplée, offre un cadre de vie exceptionnel, un territoire d'authenticité, d'humanisme et de solidarité.
Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire.
Forte de ses 8000 agents et de ses 83 types de métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l'accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien-être au travail. Elle s'attache à développer une culture commune autour d'un projet d'administration porteur de valeurs managériales et d'engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif.
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Missions
La Formation professionnelle demeure une priorité régionale avec plus de 100 000 Néo aquitains formés ou accompagnés. Elle est un véritable levier pour le développement de son territoire, un outil essentiel pour l'emploi et les compétences de demain. Cette politique s'adresse à un large public : jeunes, demandeurs d'emploi, salariés, étudiants du sanitaire et social, apprentis.
La Région fonde sa stratégie sur une proximité et les besoins des entreprises tout en assurant un accompagnement favorisant une évolution des néo-aquitains et la sécurisation de leur parcours de formation.
La direction de la Formation Professionnelle et de l'Apprentissage est chargée de développer une offre de formation répondant aux besoins des publics, des entreprises et des territoires de la Nouvelle-Aquitaine, de sécuriser les parcours de formation des apprenants, d'accompagner l'innovation et la transformation des organismes de formation mais également de déployer la feuille de route pour le développement de l'apprentissage.
Le service "Gestion et exécution administrative et pédagogique des actions de formation" assure la gestion et l'exécution administrative des différents dispositifs de formation déployés par la Région en lien avec le service "Construction et évolution de l'offre de formation". Il pilote les commandes passées dans le cadre des marchés de formation comme le contrôle des réalisations tout en accompagnant et suivant une démarche qualité de l'offre.
L'agent.e recruté.e aura pour missions de :
- Assurer le rôle d'interlocuteur référent auprès des organismes de formation, sur les actions de formation professionnelle, quelle que soit la modalité d'achat (marché public ou subvention HSP)
- Gérer administrativement et techniquement les actions de formation selon une répartition préétablie, sur toutes les phases de leur cycle de vie : préparation, suivi, contrôle
- Accompagner et conseiller les organismes de formation dans la mise en oeuvre des dispositifs : suivi téléphonique, professionnalisation, réponse aux sollicitations
- Garantir la qualité, la conformité et la traçabilité des actions dans les outils de gestion et les procédures internes

Activités principales 
Gestion et suivi des actions de formation
- Programmer les actions de formation et vérifier leur conformité administrative dans les outils de gestion
- Rédiger les actes juridiques selon des modèles types (conventions, avenants, mises en demeure, sous-traitance...) et assurer leur suivi (envoi, signature, notification)
- Participer à la préparation des dossiers pour présentation aux instances de programmation (Commission permanente, Séance Plénière)
- Analyser les demandes de dérogation (formation à distance, effectif minimum...) et formaliser les demandes d'arbitrage
- Vérifier et contrôler les demandes de paiement (VSF, acomptes, soldes, émargement, échantillonnage...).
- Mettre à jour le tableau de suivi des actions de formations et veiller à la qualité des données
- Gérer le courrier entrant/sortant (courrier papier et AZUR) et la boîte générique du service selon un roulement partagé

 Accompagnement des organismes de formation
- Aider à la préparation et à l'animation de webinaires thématiques
- Assurer le lien direct téléphonique des organismes de formation selon la répartition préétablie
- Suivre et répondre aux tickets ALADIN de premier niveau
- Participer au suivi des actions en lien avec les équipes internes de la Direction de l'Animation Territoriale et de la Direction d'Appui à la Performance
- Collaborer avec les services en charge de l'exécution financière

Activités secondaires ou ponctuelles
- Participer et contribuer aux groupes de travail du service et de la direction
- Contribuer à la rédaction et à la mise à jour des procédures
- Participer et aider à la préparation des groupes de travail et des réunions de services
- Participer à d'autres missions en tant que de besoin