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MAIRIE DE BITCHE
Gestionnaire des affaires générales et services à la population
HOTEL DE VILLE - 31 RUE MARECHAL FOCH - BP 30047, Bitche (Moselle (57))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 1 semaine
Description du poste
Bitche, commune touristique, ville fleurie et station verte de vacances, est régulièrement primée par le Conseil National des Villes et Villages Fleuris (CNVVF).
Elle entend conforter ses objectifs ambitieux en matière de cadre de vie, d’environnement, de qualités paysagères et végétales.
Bourg-centre de la Communauté de communes du Pays de Bitche, elle se situe au cœur du Parc Naturel Régional des Vosges du Nord dont elle est commune membre.
Figurant parmi les plus beaux détours de France, la commune assure la gestion en régie municipale de deux sites touristiques majeurs que sont le Jardin pour la paix et l’emblématique citadelle, ainsi qu’un golf de belle renommée.
Commune de 5.000 habitants, la Commune recrute au sein de son administration, un agent d'état civil rattaché au service population.
Placé(e) sous l'autorité de la Directrice des affaires générales de la population et des écoles, vous serez, au sein d’une équipe de deux agents polyvalents, chargé(e) de la gestion :
• De l’état civil,
• Du traitement des dossiers CNI/passeports et de leur remise aux usagers,
• De la gestion du cimetière communal,
• Vous serez également amené(e) à participer à l’organisation des élections dans la commune.
Elle entend conforter ses objectifs ambitieux en matière de cadre de vie, d’environnement, de qualités paysagères et végétales.
Bourg-centre de la Communauté de communes du Pays de Bitche, elle se situe au cœur du Parc Naturel Régional des Vosges du Nord dont elle est commune membre.
Figurant parmi les plus beaux détours de France, la commune assure la gestion en régie municipale de deux sites touristiques majeurs que sont le Jardin pour la paix et l’emblématique citadelle, ainsi qu’un golf de belle renommée.
Commune de 5.000 habitants, la Commune recrute au sein de son administration, un agent d'état civil rattaché au service population.
Placé(e) sous l'autorité de la Directrice des affaires générales de la population et des écoles, vous serez, au sein d’une équipe de deux agents polyvalents, chargé(e) de la gestion :
• De l’état civil,
• Du traitement des dossiers CNI/passeports et de leur remise aux usagers,
• De la gestion du cimetière communal,
• Vous serez également amené(e) à participer à l’organisation des élections dans la commune.
Votre mission
1. Affaires générales et services à la population
• Instruire et assurer le suivi des dossiers relevant de l'état civil ;
• préparer, établir, mettre à jour et délivrer les actes et documents d'état civil ;
• assurer le suivi des dossiers de mariage et participer à l'organisation administrative des cérémonies ;
• traiter les échanges dématérialisés, notamment via COMEDEC ;
• participer à la gestion du répertoire électoral et à l'organisation des scrutins ;
• participer aux opérations préélectorales, électorales et post-électorales ;
• instruire les demandes de cartes nationales d'identité et de passeports et assurer la remise des titres ;
• participer à l'organisation et au suivi du recensement de la population ;
• assurer les opérations relatives au recensement citoyen ;
• participer à la gestion administrative du cimetière communal et au suivi des concessions ;
• assurer les relations nécessaires avec les administrations et partenaires compétents dans ces différents domaines.
2. Accueil physique et information des usagers
• Participer à l'accueil physique général de l'Hôtel de Ville ;
• accueillir, écouter, renseigner et orienter les usagers ;
• identifier la nature des demandes et orienter les administrés vers le service ou l'interlocuteur compétent ;
• apporter une réponse de premier niveau aux demandes administratives courantes ;
• accompagner les usagers dans leurs démarches relevant des compétences municipales ;
• réceptionner les documents et demandes destinés aux différents services ;
• contribuer à la qualité de l'accueil et à l'image du service public municipal ;
• participer à la continuité de l'accueil de la collectivité en lien avec les autres agents concernés.
3. Appui administratif transversal aux directions et services
Dans le cadre de l'organisation de la collectivité et en fonction des nécessités de service :
• apporter un soutien administratif et de secrétariat aux différentes directions et services municipaux ;
• assurer la rédaction, la mise en forme et la diffusion de courriers et documents administratifs ;
• réceptionner, enregistrer, classer et transmettre des documents ;
• assurer ponctuellement la préparation administrative de dossiers ;
• participer à la gestion et au suivi de tableaux de bord, échéanciers et outils de suivi ;
• contribuer à la circulation de l'information entre les services ;
• participer à l'organisation matérielle et administrative de réunions ;
• assurer, lorsque cela est nécessaire, des missions de secrétariat mutualisé ;
• contribuer à la continuité administrative des services en cas d'absence ou de besoin ponctuel.
Ces missions transversales sont exercées dans le respect du positionnement hiérarchique de l'agent et des priorités définies par la direction.
• Instruire et assurer le suivi des dossiers relevant de l'état civil ;
• préparer, établir, mettre à jour et délivrer les actes et documents d'état civil ;
• assurer le suivi des dossiers de mariage et participer à l'organisation administrative des cérémonies ;
• traiter les échanges dématérialisés, notamment via COMEDEC ;
• participer à la gestion du répertoire électoral et à l'organisation des scrutins ;
• participer aux opérations préélectorales, électorales et post-électorales ;
• instruire les demandes de cartes nationales d'identité et de passeports et assurer la remise des titres ;
• participer à l'organisation et au suivi du recensement de la population ;
• assurer les opérations relatives au recensement citoyen ;
• participer à la gestion administrative du cimetière communal et au suivi des concessions ;
• assurer les relations nécessaires avec les administrations et partenaires compétents dans ces différents domaines.
2. Accueil physique et information des usagers
• Participer à l'accueil physique général de l'Hôtel de Ville ;
• accueillir, écouter, renseigner et orienter les usagers ;
• identifier la nature des demandes et orienter les administrés vers le service ou l'interlocuteur compétent ;
• apporter une réponse de premier niveau aux demandes administratives courantes ;
• accompagner les usagers dans leurs démarches relevant des compétences municipales ;
• réceptionner les documents et demandes destinés aux différents services ;
• contribuer à la qualité de l'accueil et à l'image du service public municipal ;
• participer à la continuité de l'accueil de la collectivité en lien avec les autres agents concernés.
3. Appui administratif transversal aux directions et services
Dans le cadre de l'organisation de la collectivité et en fonction des nécessités de service :
• apporter un soutien administratif et de secrétariat aux différentes directions et services municipaux ;
• assurer la rédaction, la mise en forme et la diffusion de courriers et documents administratifs ;
• réceptionner, enregistrer, classer et transmettre des documents ;
• assurer ponctuellement la préparation administrative de dossiers ;
• participer à la gestion et au suivi de tableaux de bord, échéanciers et outils de suivi ;
• contribuer à la circulation de l'information entre les services ;
• participer à l'organisation matérielle et administrative de réunions ;
• assurer, lorsque cela est nécessaire, des missions de secrétariat mutualisé ;
• contribuer à la continuité administrative des services en cas d'absence ou de besoin ponctuel.
Ces missions transversales sont exercées dans le respect du positionnement hiérarchique de l'agent et des priorités définies par la direction.
Profil recherché
Vous êtes fonctionnaire relevant du cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux et souhaitez exercer des fonctions polyvalentes au sein d'une collectivité en évolution.
Vous appréciez aussi bien le contact avec le public que le traitement de dossiers administratifs et le travail transversal avec différents services.
Une expérience dans une collectivité territoriale et/ou dans les domaines de l'état civil, des élections, des titres d'identité, de l'accueil ou du secrétariat administratif serait appréciée.
Une capacité à acquérir rapidement les réglementations et procédures propres aux différents domaines d'intervention est indispensable.
Compétences recherchées
• Bonne maîtrise de l'expression écrite et orale ;
• qualités rédactionnelles ;
• maîtrise des outils bureautiques ;
• capacité à utiliser et à s'approprier rapidement des logiciels métiers ;
• capacité à rechercher, comprendre et appliquer une réglementation ;
• capacité à instruire et suivre des dossiers administratifs ;
• capacité à organiser et hiérarchiser son activité ;
• capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément ;
• aptitude au travail en équipe et en transversalité ;
• capacité à rendre compte ;
• aptitude à accueillir et renseigner des publics diversifiés.
Qualités attendues
• Sens du service public ;
• goût du contact avec le public ;
• qualités relationnelles et sens de l'écoute ;
• rigueur et organisation ;
• discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;
• polyvalence et capacité d'adaptation ;
• autonomie ;
• réactivité ;
• disponibilité ;
• esprit d'équipe ;
• capacité à travailler avec différents interlocuteurs et services.
Conditions particulières d'exercice
• Poste à temps complet – 35 heures hebdomadaires ;
• contact quotidien avec le public ;
• travail transversal avec les différentes directions et services municipaux ;
• manipulation de données personnelles et confidentielles ;
• gestion simultanée de dossiers relevant de réglementations différentes ;
• respect d'échéances réglementaires impératives ;
• polyvalence nécessaire afin de garantir la continuité du service public ;
• disponibilité ponctuelle en dehors des horaires habituels à l'occasion notamment des opérations électorales et en fonction des nécessités de service.
Positionnement
L'agent sera placé sous l'autorité du responsable hiérarchique désigné dans l'organisation des services municipaux.
Dans le cadre de la réorganisation des services, le poste a vocation à intégrer la future Direction des affaires générales et des services à la population, direction transversale chargée notamment des services administratifs à la population, de l'accueil général de la collectivité et de fonctions de support administratif aux autres directions.
Vous appréciez aussi bien le contact avec le public que le traitement de dossiers administratifs et le travail transversal avec différents services.
Une expérience dans une collectivité territoriale et/ou dans les domaines de l'état civil, des élections, des titres d'identité, de l'accueil ou du secrétariat administratif serait appréciée.
Une capacité à acquérir rapidement les réglementations et procédures propres aux différents domaines d'intervention est indispensable.
Compétences recherchées
• Bonne maîtrise de l'expression écrite et orale ;
• qualités rédactionnelles ;
• maîtrise des outils bureautiques ;
• capacité à utiliser et à s'approprier rapidement des logiciels métiers ;
• capacité à rechercher, comprendre et appliquer une réglementation ;
• capacité à instruire et suivre des dossiers administratifs ;
• capacité à organiser et hiérarchiser son activité ;
• capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément ;
• aptitude au travail en équipe et en transversalité ;
• capacité à rendre compte ;
• aptitude à accueillir et renseigner des publics diversifiés.
Qualités attendues
• Sens du service public ;
• goût du contact avec le public ;
• qualités relationnelles et sens de l'écoute ;
• rigueur et organisation ;
• discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;
• polyvalence et capacité d'adaptation ;
• autonomie ;
• réactivité ;
• disponibilité ;
• esprit d'équipe ;
• capacité à travailler avec différents interlocuteurs et services.
Conditions particulières d'exercice
• Poste à temps complet – 35 heures hebdomadaires ;
• contact quotidien avec le public ;
• travail transversal avec les différentes directions et services municipaux ;
• manipulation de données personnelles et confidentielles ;
• gestion simultanée de dossiers relevant de réglementations différentes ;
• respect d'échéances réglementaires impératives ;
• polyvalence nécessaire afin de garantir la continuité du service public ;
• disponibilité ponctuelle en dehors des horaires habituels à l'occasion notamment des opérations électorales et en fonction des nécessités de service.
Positionnement
L'agent sera placé sous l'autorité du responsable hiérarchique désigné dans l'organisation des services municipaux.
Dans le cadre de la réorganisation des services, le poste a vocation à intégrer la future Direction des affaires générales et des services à la population, direction transversale chargée notamment des services administratifs à la population, de l'accueil général de la collectivité et de fonctions de support administratif aux autres directions.
Autres informations
Non renseignées