Gestionnaire des Assemblées et des Assurances (h/f)

Relations avec les élus, les services, les administrés, les institutions, les partenaires juridiques

Mission 1. LES ASSEMBLEES
1.a. le Conseil Municipal :
- Instruction des séances comprenant :
- rédaction de la note de synthèse et préparation de la convocation,
- envoi électronique de la convocation aux élus,
- mise en forme des délibérations selon et des annexes
- gestion des délibérations (envoi au contrôle de légalité,
- notification/publication et diffusion dans les services),
- rédaction et diffusion des procès-verbaux et comptes rendus de séances,
- rédaction et diffusion du recueil des actes administratifs,
- présence aux séances possible
- constitution du Registre des délibérations sur papier permanent
1.b. le Bureau Municipal :
- élaboration de l'ordre du jour,
- mise en forme du compte rendu et diffusion aux élus et services,
- suivi des dossiers.
Mission 2 : LES ACTES ADMINISTRATIFS :
a. Sécurisation juridique des actes administratifs :
- accompagnement des services dans la mise en œuvre des procédures ;
- encadrement juridique des actes (vérification des lois et des codes)
- conseils rédactionnels
b. Mise en œuvre du caractère exécutoire des actes :
- délibérations du conseil municipal : conformité juridique et administrative des actes, contrôle de légalité, notification/publication, mentions règlementaires et diffusion aux services
- décisions du Maire : conformité administrative des actes, transmission électronique en Préfecture, notification/publication, apposition des mentions et retour dans les services instructeurs,
c. arrêtés du Maire :
- rédaction de divers arrêtés municipaux dont les arrêtés de délégation ou de signature du Maire,
- instruction des arrêtés de police du stationnement et de la circulation à caractère général et permanent
Mission 3 : LES ASSURANCES
a. Gestion des polices d'assurances :
- suivi administratif et financier des contrats
- analyse des clauses des contrats et optimiser leur mise en concurrence
- accompagner le responsable de service lors des renouvellements de contrats.
b. Gestion des sinistres :
- gestion les déclarations des sinistres et des réclamations,
- évaluation des responsabilités,
- sollicitation d'expertises techniques auprès des services,
- gestion des relations avec les assureurs,
- participation aux opérations d'expertise d'assurance
- suivi des relations avec les usagers et les indemnisations
c. Instruction et suivi des déclarations de catastrophes naturelles en lien avec les services de l'Etat et les administrés.
Mission 4 : LES MISSIONS D'ORDRE JURIDIQUE :
- rédaction des délégations de fonctions et de signature du Maire aux élus et agents municipaux
- gestion des dépôts de plainte et signalements des infractions
- présence aux réunions d'expertise juridiques en cas d'absence du responsable de service
- rédaction de procédures, notes et rapports juridiques
- suivi des alertes télérecours (dématérialisation des procédures administratives devant les tribunaux).
Mission 5 : LA PREVENTION DES RISQUES
- accompagnement du référent Plan Communale de Sauvegarde dans la mise en œuvre et l'animation du PCS
- tenue du secrétariat de la cellule de crise lors du déclenchement du PCS
Mission 6 : LES MISSIONS D'ORDRE COMPTABLE :
- traitement informatique des bons de commandes et de la facturation sur Astre
- traitement et suivi des garanties d'emprunt