Activités :

GESTION DU COURRIER
Missions opérationnelles :
• Réceptionner (boîtes aux lettres et La Poste), trier, numériser, enregistrer et distribuer le courrier entrant
• Constituer le parapheur des notes et le suivi des signatures
• Assurer les dépôts et reprises des parapheurs et suivre le circuit en interne
• Dispatcher les abonnements « presse »
• Préparer et affranchir le courrier sortant en optimisant les coûts postaux
• Préparer le bac à courriers pour le départ Poste
• Gérer les recommandés avec accusé de réception (entrant et sortant)
• Gérer la boîte de messagerie « formulaire contact secrétariat général » et assurer la bonne direction des emails reçus
Autres tâches :
• Etre l’interlocuteur privilégié dans les relations avec la Poste et autres fournisseurs liés à la mission du courrier
• Contribuer à l’optimisation des processus existants, ainsi qu’au développement du nouvel outil numérique de gestion du courrier « Maarch »
• Suivre la maintenance des équipements de numérisation et des évolutions des outils dédiés (logiciel courrier, machine à affranchir) et alerter sur les dysfonctionnements,
• Assurer une formalisation de l’organisation de ses missions et la formation de binôme pour permettre son remplacement pendant les périodes d’absence
• Proposer des améliorations des process et sensibiliser aux bonnes pratiques
• Rendre compte de l’activité « courrier » par la présentation de statistiques, de tableaux de bord

ACHATS
Assurer la gestion des achats de fournitures administratives et petit matériel (pour la direction générale) :
• Gérer et suivre les stocks (consommables, fournitures de bureau)
• Passer les commandes nécessaires
• Assurer le suivi des livraisons et la bonne réception des fournitures
• Manutention des fournitures et des ramettes de papier
• Suivre les périodes de commande et les factures
• Préparation des commandes des services et distribution
• Assurer la maintenance de 1er niveau des copieurs multifonctions
• Suivre le budget alloué (courrier et fournitures)
• Rendre compte de l’activité « achats » par la présentation de statistiques, de tableaux de bord

SECRETARIAT GENERAL
Remplacement de l’assistante administrative pendant ses absences


Conditions d’exercice :
• Prise de fonction souhaitée : 1er septembre
• Horaires : 38h hebdomadaires. Ponctuellement horaires décalés pour afflux exceptionnel (élections, invitations protocole)
• Cadre d’emploi : Adjoint administratif
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle
• Avantages sociaux : CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
• Restauration : participation employeur pour deux modes de restauration possible : accès à un restaurant d’entreprise ou service de livraison de repas sur site.
• Politique active de formation des agents

Compétences et aptitudes :

• Organisation, autonomie, sens des initiatives, rigueur, ponctualité, discrétion, respect de la confidentialité disponibilité
• Maîtrise courante des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciel Documalis/Maarch, Ciril)
• Sens du travail en équipe
• Bonne forme physique
• Station debout prolongée

Non renseignées