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MAIRIE DE BRUGES
Gestonnaire des salles municipales
Avenue charles de gaulle hôtel de ville, Bruges (Gironde (33))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Remplacement temporaire
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 2 jours
Description du poste
Au sein du service Vie associative de la Ville de Bruges, vous recueillez et traitez les demandes de réservation de salles. Vous assurez le suivi et la gestion des attributions de salles aux associations et aux services municipaux, ainsi que des locations aux entreprises et aux particuliers.
Le poste est à temps complet, sur la base de 38 heures hebdomadaires, et est placé sous l’autorité hiérarchique de la Responsable du service Vie associative. Les horaires sont variables en fonction de l’activité du service. Le télétravail est possible sous réserve des nécessités de service.
Une présence ponctuelle en soirée ou le week-end peut être nécessaire lors des évènements organisés par le pôle, environ quatre à cinq fois par an.
Le poste est à temps complet, sur la base de 38 heures hebdomadaires, et est placé sous l’autorité hiérarchique de la Responsable du service Vie associative. Les horaires sont variables en fonction de l’activité du service. Le télétravail est possible sous réserve des nécessités de service.
Une présence ponctuelle en soirée ou le week-end peut être nécessaire lors des évènements organisés par le pôle, environ quatre à cinq fois par an.
Votre mission
1. Gestion des réservations de salles
Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, la saisie et l’envoi de courriers et de courriels, le traitement des dossiers et la saisie de documents. Vous organisez et participez aux réunions avec les services municipaux et effectuez des visites des salles avec les différents publics.
Vous participez au suivi et à la gestion du logiciel de réservation des salles Planitech. Vous gérez la campagne annuelle de réservation des salles pour les services municipaux et les associations, notamment le suivi des courriers, des courriels, des saisies dans Planitech, des conventions et des assurances.
Vous assurez le suivi administratif des demandes ponctuelles de réservation de salles pour les services municipaux, les associations, les particuliers et les entreprises, comprenant le suivi des courriers, des courriels, des conventions et des paiements. Vous organisez également les visites sur site avec les demandeurs.
2. Suivi technique et logistique des salles
Vous assurez le suivi des demandes d’intervention des agents de gestion des salles en lien avec le service Moyens généraux, la gestion du planning de ménage en lien avec ce même service, ainsi que la gestion du planning de chauffage en lien avec le service Bâtiment. Vous gérez les remises de clés et de badges et assurez le suivi des demandes de petits travaux en lien avec les services techniques.
3. Appui administratif aux activités et évènements associatifs
Vous assurez le suivi des demandes logistiques concernant le matériel, le ménage et le chauffage, en lien avec les services techniques.
4. Suivi administratif et juridique des manifestations
Vous assurez le suivi des actes juridiques, notamment la vérification des demandes de débit de boissons, des arrêtés et des autorisations d’occupation temporaire, en lien avec le service juridique de Bordeaux Métropole.
Vous participez au repérage sur site avec les associations et assurez le suivi des demandes de communication en lien avec le service Communication.
5. Gestion des agendas et coordination avec le Cabinet
Vous assurez le suivi des agendas en lien avec le Cabinet, notamment le relais des évènements nécessitant la présence des élus et des responsables de services, ainsi que la tenue de l’agenda partagé des manifestations.
Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, la saisie et l’envoi de courriers et de courriels, le traitement des dossiers et la saisie de documents. Vous organisez et participez aux réunions avec les services municipaux et effectuez des visites des salles avec les différents publics.
Vous participez au suivi et à la gestion du logiciel de réservation des salles Planitech. Vous gérez la campagne annuelle de réservation des salles pour les services municipaux et les associations, notamment le suivi des courriers, des courriels, des saisies dans Planitech, des conventions et des assurances.
Vous assurez le suivi administratif des demandes ponctuelles de réservation de salles pour les services municipaux, les associations, les particuliers et les entreprises, comprenant le suivi des courriers, des courriels, des conventions et des paiements. Vous organisez également les visites sur site avec les demandeurs.
2. Suivi technique et logistique des salles
Vous assurez le suivi des demandes d’intervention des agents de gestion des salles en lien avec le service Moyens généraux, la gestion du planning de ménage en lien avec ce même service, ainsi que la gestion du planning de chauffage en lien avec le service Bâtiment. Vous gérez les remises de clés et de badges et assurez le suivi des demandes de petits travaux en lien avec les services techniques.
3. Appui administratif aux activités et évènements associatifs
Vous assurez le suivi des demandes logistiques concernant le matériel, le ménage et le chauffage, en lien avec les services techniques.
4. Suivi administratif et juridique des manifestations
Vous assurez le suivi des actes juridiques, notamment la vérification des demandes de débit de boissons, des arrêtés et des autorisations d’occupation temporaire, en lien avec le service juridique de Bordeaux Métropole.
Vous participez au repérage sur site avec les associations et assurez le suivi des demandes de communication en lien avec le service Communication.
5. Gestion des agendas et coordination avec le Cabinet
Vous assurez le suivi des agendas en lien avec le Cabinet, notamment le relais des évènements nécessitant la présence des élus et des responsables de services, ainsi que la tenue de l’agenda partagé des manifestations.
Profil recherché
Vous disposez de qualités relationnelles et rédactionnelles vous permettant d’assurer un accueil de qualité et de communiquer avec des interlocuteurs variés, notamment les associations, les particuliers, les entreprises et les services municipaux.
Vous faites preuve d’organisation et de rigueur dans le suivi administratif des dossiers, la gestion des réservations et la coordination des demandes. Vous êtes en capacité de gérer plusieurs demandes simultanément et d’assurer leur suivi auprès des différents services concernés.
Vous appréciez le travail en équipe et savez travailler en lien avec différents interlocuteurs. Vous faites preuve de réactivité et d’adaptabilité face aux besoins du service et aux contraintes liées à l’organisation des manifestations.
Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et bureautiques nécessaires au suivi administratif des réservations, des plannings et des dossiers.
Vous êtes disponible ponctuellement en soirée ou le week-end pour accompagner les évènements organisés par le pôle.
Vous faites preuve d’organisation et de rigueur dans le suivi administratif des dossiers, la gestion des réservations et la coordination des demandes. Vous êtes en capacité de gérer plusieurs demandes simultanément et d’assurer leur suivi auprès des différents services concernés.
Vous appréciez le travail en équipe et savez travailler en lien avec différents interlocuteurs. Vous faites preuve de réactivité et d’adaptabilité face aux besoins du service et aux contraintes liées à l’organisation des manifestations.
Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et bureautiques nécessaires au suivi administratif des réservations, des plannings et des dossiers.
Vous êtes disponible ponctuellement en soirée ou le week-end pour accompagner les évènements organisés par le pôle.
Autres informations
Non renseignées