Hôte d'accueil (h/f)

Sous l’autorité du chef de service de l’accueil, le/la chargé(e) d’accueil assure la gestion des relations avec les administrés pour l’ensemble de leurs demandes (tous canaux confondus) et assurer l’interface avec les services gestionnaires

Missions principales
• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence : capacité d’écoute
• Accueillir le public avec amabilité
• S’exprimer clairement
• Reformuler les demandes
• Recevoir, filtrer et orienter les appels
• Gérer les situations de stress et les publics difficiles

Accueil et conseil du public
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Délivrer des copies et extraits d'actes de l'état civil
• Délivrer des certificats (de vie commune, de résidence, de vie, etc.)
• Faire les légalisations de signature
• Traiter les copies certifiées conformes
• Superviser les dossiers des titres d’identité et les attestations d’accueil au pré-accueil
• Superviser les dossiers de l’état civil et du funéraire au pré-accueil
• Suivi des enquêtes de satisfaction et dépouillement des questionnaires

Accueil téléphonique
• Répondre aux appels venant de l’extérieur
• Gérer les communications en interne
• Donner suite aux demandes
• Filtrer les communications téléphoniques
• Faire patienter les appelants lorsque les communications sont saturées
• Faire passer des messages en interne

Missions secondaires
• Affichage divers des informations de la ville
• Accueil protocolaires : assurer l’accueil lors des conseils municipaux, les cérémonies diverses, mariages, réceptions et manifestations.
• Distribution du courrier dans les services : en fonction du bâtiment d’affectation, tri et remisse des courriers aux services.
Toutes autres activités nécessaires au bon fonctionnement du service