Sous l’autorité de la responsable du service Protocole, elle est chargée, en fonction des semaines, d’assurer une ou plusieurs des missions suivantes :

Activités liées au standard et au courrier :
- Répondre aux appels téléphoniques, identifier et gérer la demande
- Renseigner l’interlocuteur, transférer l’appel au service adéquat ou prendre un message
- Gérer et réguler les flux
- Réceptionner le courrier entrant, le ventiler et le distribuer
- Collecter les plis (interne et externe) et assurer l’affranchissement
- Assurer le lien avec les chauffeurs pour les plis vers les mairies
- Gérer le système d’affranchissement (panne, anomalie sur les quantités ou tarifs, suivis d’envois, etc … )

Activités liées à l’accueil :
- Assurer l’accueil physique : renseigner et orienter les usagers, les élus, les partenaires, etc …
- Inscrire les réservations sur le planning des salles de réunion
- Gérer les réservations de véhicule et de vélos
- Assurer l’affichage de l’accueil (affiches, flyers, dépliants)

Activités liées au protocole (réunions, événements) :
- Veiller au bon agencement des salles de réunion
- Préparer les boissons, la vaisselle pour les réunions et événements

- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook) Internet
- Maîtrise de l’utilisation du standard et de la machine à affranchir
- Connaissance de l’organigramme, des fonctions des services communautaires et du fonctionnement de la collectivité
- Parfaite connaissance des techniques d’accueil et de communication
- Connaissance des techniques de restauration (dressage, quantité et volume de boissons servis, mesures d’hygiène, etc … )

Non renseignées