Instructeur Aide aux entreprises P.94 (h/f)

Sous l'autorité du responsable « Aides et accompagnement des acteurs économiques ». Il /elle assure des missions d'accompagnement des usagers et/ou les services dans leurs démarches administratives.
L’assistant(e) de gestion administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
« Aides et accompagnement des acteurs économiques ». Il/Elle suit les dossiers administratifs et gèrent les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Il/elle assiste ses responsables dans l'organisation du travail de la direction « Attractivité, compétitivité, accompagnement des entreprises » et plus spécifiquement le service « Accompagnement des acteurs économiques ».
Il/Elle met en œuvre les procédures d'instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision de l'autorité.
Les missions dévolues seront amenées à évoluer en fonction des résultats obtenus, des politiques publiques adoptées et des modifications institutionnelles et juridiques qui pourraient survenir.

Information des usagers et des services
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Rédiger des notes synthétiques
- Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
- Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
- Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande
- Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande
- Enregistrer le dossier et établir le récépissé de dépôt de la demande

Instruction administrative et technique des dossiers

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques (boîtes partagées
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations / de données
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées dans les dossiers
- Rédiger des documents administratifs
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Enregistrer ou saisir des données informatiques

Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Procéder à l’instruction administrative et technique des dossiers
- Réceptionner, enregistrer, contrôler les pièces constitutives d'une demande et en vérifier l’éligibilité
- Conduire des recherche techniques, juridiques et des vérifications administratives
- Consulter les autres services et recueillir leurs avis
- Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents
- Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attribution, motif de rejet...)
- Conduire une analyse technique du dossier de demande et synthétiser les avis recueillis
- Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant
des autorités consultatives ou décisionnelles (commission des affaires économiques, rurales et touristiques et conseil exécutif)
- Rédiger des décisions ou des délibérations
- Préparer les actes juridiques de la notification
- Mettre à jour les fichiers et procédure d’instruction et de suivi
- Assurer la transmission, le suivi et le contrôle des dossiers auprès différents services ou directions
- Notifier la décision au demandeur

Suivi et gestion des dossiers
- Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord et les indicateurs de suivi
- Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les
procédures de régularisation ou de sanction le cas échéant ;
- Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
- Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
- Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
- Optimiser la qualité et les délais des procédures
- Préparer les dossiers pour l’envoi au contrôle de légalité et les mises en paiement
- Classer et archiver les dossiers