Instructeur d'aides sociales H/F

En votre qualité d’instructeur d’aides sociales, vous aurez en charge des missions administratives de la Direction de l’Insertion, l’Habitat et du Logement. Vous serez rattaché(e) hiérarchiquement au Chef de Service Habitat et Logement et de la Responsable du Pôle Fonds Solidarité Logement (FSL) et vous serez en lien avec les six instructeurs FSL du Service Habitat et Logement. Ce poste visera en particulier la gestion administrative du Plan Départemental pour l’Habitat et l’Hébergement (PD2H) ayant pour but d’offrir à tous un accès durable au logement autonome.

 Instruire et suivre les demandes d’aides du Fonds de Solidarité Logement (FSL) :

• Consulter quotidiennement son tableau de bord personnalisé au sein de GED afin de prendre connaissance des dossiers à instruire.
• Réceptionner et vérifier la complétude du dossier en lien avec les acteurs concernés (fournisseurs d’énergie/eau/téléphonie, travailleurs sociaux, usagers…)
• Vérifier la recevabilité et saisir les données dans le respect des procédures métiers et informatiques (logiciel GENESIS).
• Prendre les mesures nécessaires en cas d’incohérence de données.
• Archiver l’intégralité des pièces du dossier au sein de la GED selon un plan de classement défini.
• Actualiser le Workflow de la GED à chaque étape de traitement du dossier.
• Participer au classement et à l’archivage des dossiers.
• Apporter des renseignements et un soutien technique aux travailleurs sociaux concernant le dispositif.

 Participer à l’organisation des instances décisionnelles :

• Préparer et inscrire les dossiers pour les Commissions hebdomadaires
• Etablir les ordres du jour des Commissions, les adresser aux fournisseurs via leur Portail Solidarité, pour actualisation des informations concernant les impayés présentés en amont des Commissions (10 jours ouvrés avant la tenue de ladite Commission).
• Conduire la Commission en autonomie, soit par roulement avec l’autre instructeur chargé de la même mission, soit en complémentarité.
• Notifier les aides au bénéficiaire par courrier postal.
• Effectuer des photocopies de ces documents pour remise au Pôle Comptable en charge du versement des aides (dans l’attente de la suppression de cette étape de travail avec l’arrivée prochaine de la procédure de dématérialisation).
• Transmettre les bordereaux des aides accordées afférents à ce même Pôle Comptable.


Vous devrez également vous tenir en renfort de la mission interface du FSL (en période de congés de l’agent assurant ses fonctions ou en cas de surcharge d’activité) :

 Assurer la continuité administrative des Commissions d’engagement des aides FSL

• Etablir les « attestations mobilier » à destination des usagers en situation prioritaire afin de leur permettre de retirer leurs équipements auprès des fournisseurs.
 Participer à la préparation des pièces requises en vue de la mise en paiement des aides allouées en Commissions Accès/Maintien dans le logement :

• Scanner les documents reçus : conventions de garantie et contrats de prêt dûment signés, factures mobilier, factures liées aux frais de déménagement, etc.
• Enregistrer et classer les pièces numérisées dans la GED.
• Effectuer des photocopies de ces documents pour remise au Pôle Comptable en charge du versement des aides (dans l’attente de la suppression de cette étape de travail avec l’arrivée prochaine de la procédure de dématérialisation).
• Créer les évènements afférents à la réception des pièces dans le logiciel métier (GENESIS).
• Compléter les tableaux de suivis EXCEL affiliés consultés par le Pôle Comptable pour activation du versement des aides.


 Participer aux projets du pôle FSL ou groupes de travail (évolution du cadre d’intervention du FSL, élaboration de procédures/tutoriels, engagement dans la transition écologique et énergétique, etc.

La fiche de poste ne décrit pas les activités de façon exhaustive. Vous pouvez être amené à réaliser d’autres activités selon les besoins du Service.