INSTRUCTEUR (TRICE) - GESTIONNAIRE DE DOSSIERS

INSTRUCTEUR (TRICE) - GESTIONNAIRE DE DOSSIERS

Présenter aux usagers les dispositifs d'aides à l'Habitat, les modalités d'accompagnement des demandes, les procédures et les délais, expliquer les démarches et les orienter le cas échéant vers les services compétents
Remettre ou transmettre aux usagers les formulaires et les explications nécessaires à l'instruction de leur demande d'aides à l'Habitat
Accompagner les usagers dans leurs démarches de demandes d'aides à l'Habitat
Accompagner les usagers dans la complétude de leurs dossiers de demande d'aides à l'Habitat, contrôler l'éligibilité d'un dossier
Accuser réception des demandes complètes et incomplètes Répondre aux courriers, courriels de demandes des usagers et assurer une traçabilité demandes/ réponses
Mettre en œuvre les procédures d'instruction techniques administratives et financières ainsi que le suivi des dossiers pour permettre la prise de décision des instances de la collectivité (concerne les demandes d'aides et l'habitat et les demandes de financement des opérateurs sociaux)
Rédiger les rapports de présentation et projets d'actes des demandes d'aides à l'Habitat aux instances et en assurer le suivi. Rédiger des rapports d'analyse, des rapports d'activités, des comptes-rendus de réunions
Assurer le suivi des décisions des instances décisionnelles et les notifier aux intéressés
Préparer les dossiers de liquidation
Assurer un rôle de conseil, d'information et d'accompagnement aux opérateurs pour lesquels des opérations sont à financer ou ont été financées
Elaborer, renseigner très régulièrement des tableaux de bord pertinents de suivi des dossiers et demandes en liaison avec la direction de sorte à apporter les informations en temps réel aux élus de la collectivité, en cas de réclamation d'un administré
Participer, à la demande du chef de service, aux réunions organisées au titre des procédures d'instruction
Mise en œuvre / pérennisation des outils de suivis
Contrôler les pièces constitutives d'un dossier et en vérifier l'éligibilité
Réceptionner et ouvrir les plis, contrôler les pièces constitutives d'une demande
Conduire une analyse technique d'un dossier de demande et procéder à son instruction conformément aux politiques mises en place par la collectivité
Rédiger les documents administratifs et techniques en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles (projet rapport et acte décisionnel)
Concevoir, tenir et mettre à jour les tableaux de bord d'instruction et de mandatement des demandes
Procéder à la préparation du dossier de liquidation des acomptes et soldes
Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de régularisation
Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
Rédiger et envoyer les courriers (accusés de réception, demandes de pièces complémentaires, rejets, attribution, motif de rejet...)
Mettre en place un système de contrôle des ordres de service
Classer et archiver les dossiers