Instructeur(trice) des marchés publics

DEFINITION METIER
L’Instructeur(trice) des marchés publics conçoit les contrats publics et les dossiers de consultation des entreprises. Il/Elle conseille les élus et les services quant aux choix des procédures et à l'évaluation des risques juridiques. Il/Elle gère les procédures de marchés publics en liaison avec les services compétents.

FINALITE DU POSTE
L’Instructeur(trice) des marchés publics assure la rédaction des dossiers de consultation des entreprises et/ou des contrats. Il/Elle accompagne et conseille les directions opérationnelles à chaque étape (formalisation du besoin, choix de la procédure, montage et passation du marché, analyse des offres, notification et exécution du marché).

Lieu d’affectation : Siège (Le Crayon).
Bureautique : Poste de travail, Logiciels métier.
Certification/Brevet/Permis : Permis B.

Temps de travail : Complet
Cycle horaire : fixe (35/39h) ou variable (37h30)
Date prévisionnelle de prise de poste : 01/03/2026

ACTIVITES PRINCIPALES
*TRONC COMMUN « Instruction administrative et technique des dossiers »
Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.),
Réceptionner et ouvrir les plis, contrôler les pièces constitutives d'une demande,
Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives,
Consulter les autres services et recueillir leurs avis,
Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents,
Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs de rejets, etc.),
Conduire une analyse technique du dossier de demande et synthétiser les avis recueillis,
Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles,
Rédiger des décisions ou des délibérations,
Préparer les actes juridiques de la notification,
Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction,
Représenter l'administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures d'instruction,
Assurer le suivi et le contrôle des ordres de service,
Notifier la décision au demandeur.

*TRONC COMMUN « Suivi et gestion des dossiers »
Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi,
Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de régularisation ou de sanction,
Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction,
Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités,
Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions,
Effectuer un pré contrôle de légalité,
Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques, notamment pénaux,
Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures,
Mettre en place un système de contrôle des ordres de service,
Classer et archiver les dossiers.

ACTIVITES SPECIFIQUES
*Planification de la commande publique liée à une politique d'achat
Recenser les marchés arrivant à échéance à renouveler et les besoins nouveaux,
Élaborer et mettre à jour le tableau de suivi des marchés publics (marchés en cours d'exécution, date de notification, reconductions éventuelles, etc.),
Gérer le planning des procédures à passer,
Contrôler l'évaluation préalable des besoins,
Contrôler la planification et la programmation de la commande publique dans un souci de prospective, de rationalisation des coûts et d'optimisation de la gestion des ressources.

*Instruction et gestion des procédures de marchés
Conseiller les services et les élus sur les procédures de mise en concurrence et les formes de marchés publics, les sensibiliser sur les risques juridiques,
Formaliser ou aider à formaliser les principales caractéristiques de la consultation à lancer, valider le cas échéant les fiches de projets de marchés élaborées par les services prescripteurs,
Rédiger les pièces contractuelles et administratives de marchés (acte d'engagement, cahier des clauses administratives particulières, etc.), en cohérence avec les pièces techniques communiquées par le service prescripteur,
Élaborer les dossiers de consultation des entreprises, en collaboration avec les services concernés, les avis d'appel public à la concurrence, et les publier,
Participer à l’analyse et à la négociation si la procédure le permet, en accompagnant les services concernés dans la sélection des offres,
Au besoin, préparer les commissions d'appel d'offres et en assurer les comptes rendus,
Assurer la complétude de saisie sur l’outil dédié à la commande publique.

ACTIVITES SECONDAIRES
Co-animation de la stratégie du bon achat de l’EPCI.