Officier d'état civil (h/f)

Neuilly Plaisance est une ville à taille humaine de 21 000 habitants à l’Est de Paris qui a su garder son âme et son esprit de village.

A 15 minutes du centre de Paris en RER A, et desservie par l’A86, Neuilly Plaisance offre aux Nocéennes et Nocéens tous les avantages d’une vie au calme et au vert grâce à ses nombreux espaces naturels et son urbanisme maitrisé.

Le confort de vie et l’art de vivre ne sauraient se concevoir sans des services publics de qualité conjugués à un riche tissu sportif et culturel.

Agent du service des Affaires Générales - Officier d’Etat civil : le titulaire du poste est chargé sous la conduite du responsable de service d’assurer le traitement des dossiers traitant entre autre des matières suivantes : - Etat Civil : naissance décès, mariage, reconnaissance - Administration générale : CNI, Passeport, attestation d’Accueil, légalisation de signature, noce d’or, médailles du travail, recensement militaire. - Gestion des opérations post-funéraire liées au cimetière - Remise de documents administratifs

• Recevoir et instruire les dossiers de demande concernant les actes ou éléments donnant droit ou autorisation en veillant :
- A la conformité des éléments aux obligations réglementaires
- Au contrôle raisonnable de la véracité et de l’authenticité des documents fournis
- Aux possibilités ou limites du requérant à obtenir le droit demandé
• Pour les dossier de mariage réaliser en continu l’échéancier disponible sur le planning des mariages de l’avancement des opérations suivant le modèle suivant : Dépôt du dossier, traitement sous +15 jours dans le logiciel, transmission pour contrôle, publication obligatoire à + 20 jours, transmission, à ce moment, à l’élu de permanence de sa date de cérémonie avec les téléphone des futurs et des témoins, vérification de la non opposition sur les commune externe à +35 jours, conformité des visa sur les pièces du dossier, alerter immédiatement la hiérarchie si divergence. Accompagner l’élu lors de la cérémonie.
• Création et mise à jour, sur serveur informatique, des notes de procédure pour l’utilisation des logiciels métiers.
• Création et mise à jour sur serveur informatique des notes permettant de gérer d’une manière standardisée nos procédures.
• Création et mise à jour des répertoires sur serveur récapitulant les textes réglementaires et les circulaires d’application se rapportant à l’activité du service.
• Maitriser les procédures post funéraire et la gestion du cimetière afin que l’ensemble des tâches puissent être intégrées par le service en particulier par la centralisation dans le service des demandes d’intervention sur le cimetière et la construction des fiches de procédures correspondantes.
• Assurer les exhumations sur le cimetière dans le cadre limitatif les concernant.
• Le fonctionnement de la structure impose impérativement que les modes d’échanges soient des modes collaboratifs. En conséquence les productions de chacun doivent être intégrées suivant une standardisation unique sur serveur afin que chaque dossier soit traitable indifféremment quelques soit l’intervenant ou le moment d’utilisation.
• Renseigner sur le fonctionnement et l’organisation du service, remettre les documents comme les cartes d’identité ou documents administratifs.
• Gérer les stocks d’imprimés et de fournitures administratives
• Rédiger des compte-rendu et des courriers
• Respect des délais de transmission et de la définition des objectifs assignés
• Rendre compte du suivi des procédures et des décisions
• Anticiper les difficultés, les formaliser et les retransmettre d’une manière pro active à la hiérarchie
• Mettre à jour ses connaissances.
• Utilisation privilégiée des moyens dématérialisés, courriel, support informatique.
• Veiller au respect des codes de présentation et à l’image attendue par la population