Officier d'état civil (h/f)

◊ Mission principale du service :
Accueillir, orienter, renseigner et conseiller le public sur les diverses activités, missions et services de la commune. Réaliser toutes les opérations relatives à l'état-civil, à l'identité, la nationalité et les élections.

◊ Positionnement hiérarchique du poste dans l'organigramme du service :
Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du Service des Affaires Générales.
 


● Mission(s) du poste :



- Accueillir et renseigner le public concerné par les demandes d'état civil sur place ou par téléphone et par voie dématérialisée.
- Réaliser et délivrer les documents administratifs propres à l'Etat Civil.
- Aide à la gestion des procédures électorales et à l'organisation des élections.
- Assurer la liaison avec les institutions extérieures.
 


● Activités classées en fonction des missions du poste :



1/ Accueil, réalisation et délivrance des documents administratifs
- Rédige les actes courants d'état-civil et les délivre,
- Reçoit les usages pour l'établissement d'actes d'état-civil,
- Participe aux passeports et CNI (instruction, délivrance et destruction),
- Instruction des dossiers de PACS, de mariage, de changement de prénoms et de nom issu de la filiation, baptêmes civils,
- Instruction des demandes d'attestation d'accueil,
- Reçoit les usagers pour l'établissement d'actes d'état civil
- Gestion du cimetière : achat et renouvellement des concessions, vérification des dossiers d'inhumation et exhumation.

2/ Gestion de la liaison avec les institutions extérieures
- Assure les tâches transférées du tribunal judiciaire (changement de prénoms et modification des erreurs lors de l'établissement des actes),
- Réalise le recensement des jeunes pour la JDC.

3/ Gestion des procédures électorales
- Aide à l'organisation matérielle et administrative les élections,
- Assure le bon déroulement des commissions électorales.

4/ Recensement annuel de la population
- Est désigné une année sur deux en tant que coordonnateur communal adjoint






● Compétences et aptitudes requises sur le poste :



◊ Compétences techniques :
- Savoir accueillir le public
- Savoir renseigner sur les actes d'état-civil et les établir
- Savoir accueillir les familles endeuillées
- S'exprimer clairement
- Reformuler les demandes
- Adapter le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous  
- Savoir travailler en équipe ou en transversalité
- Savoir diffuser l'information
- Maîtriser l'utilisation des logiciels du Pack Office, et de logiciels spécifiques
- Savoir mettre en forme et présenter des courriers et des dossiers
- Savoir planifier, organiser et hiérarchiser son travail
- Savoir vérifier la validité des pièces d'un dossier

◊ Connaissances :
- Base juridique des actes administratifs et d'état civil (IGREC)
 
◊ Qualités :
- Goût du contact
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Amabilité et politesse
- Patience et écoute
- Présentation, tenue
- Rigueur et organisation
- Polyvalence
- Ponctualité.
 


 


● Relations professionnelles et conditions d'exercice du poste :



◊ Interlocuteurs internes et externes :
- Contacts directs avec le public
- Relations fréquentes avec les institutions et les services extérieurs : Préfecture, pompes funèbres, Tribunal administratif, Police, etc...

◊ Conditions d'exercice :
- Horaires d'ouverture de la Mairie et permanence le samedi matin par roulement.
- Délégation de signature pour certains actes administratifs

◊ Cadre d'emplois :
- Adjoint administratif

◊ Diplômes requis :
- Pas de diplôme requis, mais une étude peut être effectuée dans le cadre d'une démarche métier, un statut de fonctionnaire titulaire est cependant nécessaire.

◊ Moyens :
- Matériel informatique
- Logiciels de gestion (CIRIL, LOGITUD, COMEDEC, GESCIME et REU)
- Photocopieur multifonctions
- Destructeur de Cerfa

 

◊ Mission principale du service :
Accueillir, orienter, renseigner et conseiller le public sur les diverses activités, missions et services de la commune. Réaliser toutes les opérations relatives à l'état-civil, à l'identité, la nationalité et les élections.

◊ Positionnement hiérarchique du poste dans l'organigramme du service :
Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du Service des Affaires Générales.

● Mission(s) du poste :

- Accueillir et renseigner le public concerné par les demandes d'état civil sur place ou par téléphone et par voie dématérialisée.
- Réaliser et délivrer les documents administratifs propres à l'Etat Civil.
- Aide à la gestion des procédures électorales et à l'organisation des élections.
- Assurer la liaison avec les institutions extérieures.

● Activités classées en fonction des missions du poste :

1/ Accueil, réalisation et délivrance des documents administratifs
- Rédige les actes courants d'état-civil et les délivre,
- Reçoit les usages pour l'établissement d'actes d'état-civil,
- Participe aux passeports et CNI (instruction, délivrance et destruction),
- Instruction des dossiers de PACS, de mariage, de changement de prénoms et de nom issu de la filiation, baptêmes civils,
- Instruction des demandes d'attestation d'accueil,
- Reçoit les usagers pour l'établissement d'actes d'état civil
- Gestion du cimetière : achat et renouvellement des concessions, vérification des dossiers d'inhumation et exhumation.

2/ Gestion de la liaison avec les institutions extérieures
- Assure les tâches transférées du tribunal judiciaire (changement de prénoms et modification des erreurs lors de l'établissement des actes),
- Réalise le recensement des jeunes pour la JDC.

3/ Gestion des procédures électorales
- Aide à l'organisation matérielle et administrative les élections,
- Assure le bon déroulement des commissions électorales.

4/ Recensement annuel de la population
- Est désigné une année sur deux en tant que coordonnateur communal adjoint
● Compétences et aptitudes requises sur le poste :


◊ Compétences techniques :
- Savoir accueillir le public
- Savoir renseigner sur les actes d'état-civil et les établir
- Savoir accueillir les familles endeuillées
- S'exprimer clairement
- Reformuler les demandes
- Adapter le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Savoir travailler en équipe ou en transversalité
- Savoir diffuser l'information
- Maîtriser l'utilisation des logiciels du Pack Office, et de logiciels spécifiques
- Savoir mettre en forme et présenter des courriers et des dossiers
- Savoir planifier, organiser et hiérarchiser son travail
- Savoir vérifier la validité des pièces d'un dossier

◊ Connaissances :
- Base juridique des actes administratifs et d'état civil (IGREC)

◊ Qualités :
- Goût du contact
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Amabilité et politesse
- Patience et écoute
- Présentation, tenue
- Rigueur et organisation
- Polyvalence
- Ponctualité.


● Relations professionnelles et conditions d'exercice du poste :

◊ Interlocuteurs internes et externes :
- Contacts directs avec le public
- Relations fréquentes avec les institutions et les services extérieurs : Préfecture, pompes funèbres, Tribunal administratif, Police, etc...

◊ Conditions d'exercice :
- Horaires d'ouverture de la Mairie et permanence le samedi matin par roulement.
- Délégation de signature pour certains actes administratifs

◊ Cadre d'emplois :
- Adjoint administratif

◊ Diplômes requis :
- Pas de diplôme requis, mais une étude peut être effectuée dans le cadre d'une démarche métier, un statut de fonctionnaire titulaire est cependant nécessaire.

◊ Moyens :
- Matériel informatique
- Logiciels de gestion (CIRIL, LOGITUD, COMEDEC, GESCIME et REU)
- Photocopieur multifonctions
- Destructeur de Cerfa