rédacteur(trice) des assemblées

Sous l'autorité du ou de la chef(fe) du service des assemblées, et au sein de la Direction des affaires juridiques, le/la rédacteur/trice des assemblées assure la préparation et le secrétariat administratif des réunions du conseil départemental et de la commission permanente. Il/elle participe au bon déroulement du processus de préparation, au déroulement et à la gestion des suites des réunions, et veille à la régularité des publications légales.

Préparation des réunions du conseil départemental et de la commission permanente
• assurer le suivi du calendrier des réunions de la commission permanente et du conseil départemental
• vérifier le formalisme des rapports et délibérations
• apporter un soutien aux directions et services instructeurs, notamment dans l’utilisation du logiciel dédié
• centraliser, relire, remettre en forme si besoin et compiler les rapports des directions en vue de leur réalisation par l’imprimerie
• assurer la préparation matérielle des salles
• établir en lien avec les services, le planning prévisionnel d'occupation des salles de délibération et de réunion
• assister les services et les membres de l’exécutif départemental pour toute information relative à l’organisation des réunions du conseil départemental et de la commission permanente
• participer à la préparation des convocations pour les réunions de l’assemblée départementale
• assister le ou la chef(fe) de service, dans la vérification de la conformité des rapports et délibérations au règlement intérieur de l’assemblée et aux textes applicables en la matière
• participer aux évolutions du logiciel et à la simplification des procédures du service


Formalisation matérielle des délibérations du Conseil départemental et de la commission permanente
• assister aux réunions de l'assemblée départementale et de la commission permanente
• s’assurer que le service compétent procède à l’enregistrement audio des réunions, en obtenir communication et veiller à sa conservation au sein du service
• à l’issue des séances publiques, formaliser les délibérations dans le logiciel dédié et les télétransmettre au contrôle de légalité
• mettre en ligne des rapports et délibérations sur l’intranet et le site du Département via le portail de gestion des publications
• alimenter le tableau de suivi des vœux et motions déposés




Exécution des formalités d’entrée en vigueur des actes administratifs départementaux
• télétransmettre les actes de la collectivité soumis au contrôle de légalité via la plateforme sécurisée S2Low
• assurer la mise en ligne des arrêtés ;
• constituer un recueil mensuel des actes administratifs en liaison avec le service imprimerie à des fins de conservation d’un exemplaire papier

Suivi des désignations des élus dans les organismes extérieurs
• tenir à jour la liste des organismes extérieurs dans lesquels le Département doit désigner des représentants ;
• participer à la rédaction des rapports à présenter à l’assemblée afin de désigner les représentants du Département ;
• suivre la réglementation applicable aux instances décisionnelles des organismes extérieurs dans lesquels siègent les élus départementaux (composition des structures, durée des mandats, autorité administrative compétente pour procéder à la nomination des membres…)
• en lien avec le cabinet du Président, répondre aux demandes de renouvellement ou de suivi des désignations des organismes extérieurs