Référent.e administratif.ve et financier.e de la Direction Enfance-Éducation

MISSION GENERALE :
Rattaché à la Direction Enfance Education, le référent administratif et financier participe à l’organisation pratique de la Direction Enfance Education dans le cadre de la mise en place et formalisation des procédures, assiste le directeur (et son adjoint), gère les partenaires de la Direction Enfance Education (écoles, institutions IEN, CAF…), les élus et les autres services de la ville. Enfin, le référent suit et gère les dossiers, assure la préparation budgétaire, le suivi comptable et l’organisation administrative de la Direction Enfance Education.

POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE :
Responsable des Ressources Humaines -> Gestionnaire ressources humaines

ENCADREMENT : Non

RELATIONS FONCTIONNELLES :
- Externes :
• Collaboration avec les institutions, les partenaires (inspection académique et directeurs d’établissements scolaires, parents d’élèves, Service Départemental de la Jeunesse, à l’Engagement et aux Sports, CAF, Conseil départemental, CU GPSEO etc…)
• Relation avec les opérateurs privés dans le cadre de la délégation de service public

- Internes :
• Direction et Direction adjointe Enfance Education
• Responsables périscolaires et extrascolaires
• Responsable projets éducatifs
• Relations avec les élus des secteurs scolaires et enfance
• Relations avec les services supports de la ville (services techniques, guichet unique, ressources humaines, finances, NTIC…)

TEMPS DE TRAVAIL :
Temps complet - 37h30, du lundi au vendredi, de 9h à 12h et de 13h30 à 18h / 25 congés annuels + 14 RTT + jusqu'à 2 fractionnements (si pose des congés annuels dans la période y ouvrant droit)
Télétravail 1 journée par semaine envisageable

Temps de travail annualisé : Non

LOCALISATION GEOGRAPHIQUE DU POSTE :
Cité Champeau
2 ter rue Paul Gauguin
78570 CHANTELOUP-LES-VIGNES

SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION
• Travail en bureau
• Horaires réguliers

SPECIFICITES NECESSAIRES A L’EXERCICE DE LA FONCTION :
Formations nécessaires
Bureautique Pack Office avec maitrise Excel (formules, TCD…)

ACTIVITES PRINCIPALES :
• Participer à l’organisation de l’activité quotidienne du Directeur Enfance Education (et de son adjoint) – prise de rendez-vous, organisation et suivi des réunions
• Monter les réunions d’équipes concernant la Direction Enfance Education et en assurer le secrétariat (compte-rendu, procès-verbaux, classement, suivi)
• Assurer la relation privilégiée avec l’Education nationale (directeurs et IEN) et la ville dans les domaines suivants : finances, transports, manifestation, sorties, piscine, travaux, reproduction de documents, PPMS
• Assurer les fonctions de gestionnaire financier pour le suivi budgétaire de la direction en lien avec les partenaires et référents du service (direction d’école, responsables péri et extrascolaires)
• Assurer le suivi des travaux dans les groupes scolaires en lien avec les services techniques
• Participer à la conception, formaliser et diffuser les procédures inhérentes au fonctionnement de la Direction en lien avec la Direction et la Direction adjointe Enfance Education
• Recevoir, traiter et diffuser les informations entrantes (appels téléphoniques, courriers et courriels) en lien avec l’agent d’accueil de la Cité Champeau
• Assurer le suivi des dossiers (tableau de bord, parapheurs, subventions et appels à projets)
• Préparer et suivre des travaux de bureautique (courriers, notes, arrêtés…) et actes administratifs (décisions, délibérations…)
• Trier, classer et archiver les documents

ACTIVITES SECONDAIRES :
• Assurer le suivi matériel avec les prestataires extérieurs (garanties, achats, reprises…)
• Assure le suivi logistique de la direction (clés, badges, véhicule de service…)
• Préparer et suivre les reportings et subventions de la Direction (appels à projet, subvention CAF…)
• Assurer l’accueil physique et téléphonique (selon absences de l’agent d’accueil de la Cité Champeau)
• Accompagner les cadres de la direction dans le traitement des dossiers administratifs et financiers

DISPOSITIFS SOCIAUX, INDEMNITAIRES ET LIÉS À LA QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL :
– Régime indemnitaire (IFSE + CIA)
– Contrat groupe mutuelle santé et prévoyance, avec participation employeur à hauteur de 20 €/mois pour la mutuelle et 20 €/mois pour la prévoyance maintien de salaire
– Participation employeur aux frais d’accueil de loisirs (enfants de 3 à 11 ans, sur présentation de facture)
– Allocation pour enfant en situation de handicap (sur justificatif)
– Adhésion de la collectivité au CNAS
– Accès au Comité des Œuvres Sociales
– Accès gratuit à la salle de sport municipale
– Possibilité de télétravail, en fonction des missions et de l’organisation du service
– Commune engagée en faveur de la formation et du développement des compétences