Refonte complète du système documentaire municipal

LA COMMUNE DE VILLENEUVE-TOLOSANE

Implantée au cœur d’un territoire dynamique, notre commune de 11 000 habitants, membre de Toulouse Métropole, affirme son attachement à l'éducation, à la culture et à la solidarité à travers des équipements de proximité ouverts à toutes et tous, qui participent à faire vivre le territoire au quotidien. La Maison pour tous, labellisée centre social, la Maison Leyrisse, tiers-lieu regroupant services municipaux dédiés à la scolarité et aux associations, espaces partagés de travail et café associatif, les jardins partagés ou encore la galerie André Passamar pour découvrir l'art à tout âge, offrent aux habitants des espaces de partage, de découverte et d'expression. Fortement engagée pour la transition écologique, la commune investit dans l’extension de son réseau de pistes cyclables, le développement des ressources renouvelables et la préservation de ses réservoirs de biodiversité pour que son territoire réponde aux enjeux d'aujourd'hui et garantisse un avenir serein aux générations futures.

Pour accompagner la dynamique du territoire, la commune modernise son système d’information. Votre mission ? Concevoir et déployer l’architecture documentaire qui facilitera le travail quotidien de tous les services municipaux.

Principales missions :

- Diagnostiquer : cartographier le serveur actuel (organisation, volumétrie, redondances, arborescence) et identifier les points de friction
- Co-construire : collaborer avec tous les services pour comprendre leurs besoins réels et identifier leurs besoins spécifiques
- Concevoir : créer une nouvelle architecture documentaire intuitive et pérenne
- Standardiser : élaborer une charte de nommage et de classement des fichiers homogène
- Former : accompagner les agents dans l’adoption des nouvelles pratiques
- Innover : recommander des solutions de GED adaptés aux enjeux futurs.

Ce que vous allez développer:

- Gestion de projet transversal en environnement public ;
- Conduite du changement auprès de multiples parties prenantes ;
- Expertise en architecture de l’information et gestion documentaire ;
- Compétences en formation et accompagnement d’équipes ;
- Vision stratégique des enjeux numériques des collectivités.

Livrables attendus :

- Rapport de diagnostic du serveur actuel
- Charte de nommage et de classement des fichiers homogène
- Charte de gestion documentaire (règle de rangement, de nommage, de conservation, d’archivage et de suppression)
- « Guide pratique » à destination des agents qui serve de référentiel unique