Responsable administratif
Emploi MAIRIE D'AUXERRE
Auxerre (Yonne)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Le/la responsable administratif du Cabinet est en charge de l’organisation du secrétariat du Maire Président, ainsi que de la construction des agendas et déplacements.
Secrétariat du Maire Président:
o Prise de rendez-vous
o Gestion de l’agenda
o Gestion des contacts entrants/sortants (courriers, invitations …)
o Rédaction de courriers à la signature du Maire-Président, du Directeur de Cabinet, des élus
o Suivi des boites électroniques du service et du Maire Président
o Gestion des déplacements (inscriptions – réservations)
o Organisation de réunions et d’évènements à la demande du Maire Président
o Correspondance protocolaire du Maire Président et du Directeur de Cabinet (cartes naissances/décès, cartons d’invitations, …)
o Suivi des dossiers du Maire Président en lien avec les services
o Suivi des parapheurs papier et électroniques
o Accueil physique et téléphonique des usagers
o Gestion des représentations municipales dans les différents organismes et commissions
o Suppléances du Maire Président par les élus
• Suivi de MAARCH/Neocity
• Archivage des documents du Cabinet
• Aide ponctuelle au Chef de Cabinet
• Aide pratique et relationnelle lors des préparations d’opérations électorales
• Veille sur la mise à jour du protocole
o Prise de rendez-vous
o Gestion de l’agenda
o Gestion des contacts entrants/sortants (courriers, invitations …)
o Rédaction de courriers à la signature du Maire-Président, du Directeur de Cabinet, des élus
o Suivi des boites électroniques du service et du Maire Président
o Gestion des déplacements (inscriptions – réservations)
o Organisation de réunions et d’évènements à la demande du Maire Président
o Correspondance protocolaire du Maire Président et du Directeur de Cabinet (cartes naissances/décès, cartons d’invitations, …)
o Suivi des dossiers du Maire Président en lien avec les services
o Suivi des parapheurs papier et électroniques
o Accueil physique et téléphonique des usagers
o Gestion des représentations municipales dans les différents organismes et commissions
o Suppléances du Maire Président par les élus
• Suivi de MAARCH/Neocity
• Archivage des documents du Cabinet
• Aide ponctuelle au Chef de Cabinet
• Aide pratique et relationnelle lors des préparations d’opérations électorales
• Veille sur la mise à jour du protocole
Profil recherché
Compétences et savoir-faire :
o Connaissance de l’institution municipale et communautaire
o Identification des circuits décisionnels
o Maîtrise des outils informatiques calendaire et de traitement courant (tableur, traitement de texte, share point, one drive etc.)
o Maîtrise des logiciels spécifiques du traitement du courrier (MAARCH, Neocity, Makadame)
o Gérer les priorités et savoir les hiérarchiser
o Maîtriser les règles de syntaxe et d’orthographe
- connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale et environnement territorial
- bonne appréhension du monde politique
Savoirs- être :
- Discrétion
- Ponctualité
- Sens du service public
- Maîtrise de soi
- Travail en équipe
- Écoute, disponibilité et bienveillance
- Rigueur, organisation et réactivité
- Capacité d’adaptation et polyvalence
o Connaissance de l’institution municipale et communautaire
o Identification des circuits décisionnels
o Maîtrise des outils informatiques calendaire et de traitement courant (tableur, traitement de texte, share point, one drive etc.)
o Maîtrise des logiciels spécifiques du traitement du courrier (MAARCH, Neocity, Makadame)
o Gérer les priorités et savoir les hiérarchiser
o Maîtriser les règles de syntaxe et d’orthographe
- connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale et environnement territorial
- bonne appréhension du monde politique
Savoirs- être :
- Discrétion
- Ponctualité
- Sens du service public
- Maîtrise de soi
- Travail en équipe
- Écoute, disponibilité et bienveillance
- Rigueur, organisation et réactivité
- Capacité d’adaptation et polyvalence
Autres informations
Non renseignées
il y a 3 semaines
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