Responsable administratif de l'École municpale des arts (H/F)

Pilotage, organisation et animation
* Coordonnez, animez et managez l'équipe ;
* Accompagnez les collaborateurs dans l'évolution des missions de leurs secteurs (entretiens individuels, formations) ;
* Pilotez l'élaboration et le suivi budgétaire ;
* Déterminez des indicateurs, élaborez des tableaux de bord et analysez les résultats ;
* Veillez à la réactivité et à la qualité des services rendus.
Administration générale
* Organisez et coordonnez l'administration des trois départements : Danse, Musique et Arts plastiques ;
* Préparez et participez aux réunions (rédaction des ordres du jour, documents de présentation et comptes rendus) ;
* Gérez les notes de service, les relances et les retours de l'équipe pédagogique ;
* Alimentez et rédigez le rapport d'activités annuel (statistiques, budgets, grands projets) ;
* Organisez et supervisez les procédures administratives et financières (règlement intérieur, actes administratifs) ;
* Traitez les demandes des associations, en concertation avec les Directions de départements.
Coordination RH de l'équipe pédagogique
* Élaborez les plannings de salles en fonction des plannings de cours et des besoins spécifiques de l'équipe pédagogique ;
* Suivez les activités des équipes pédagogiques et assurez la transmission des informations à la DRH (congés, absences, remplacements, heures supplémentaires) ;
* Convoquez les jurys d'examens et assurez la gestion administrative de leur recrutement ;
* Préparez les fiches de recrutement, organisez les entretiens professionnels et assurez le suivi des formations ;
* Organisez les élections des délégués du personnel pour les conseils d'établissement et les référents musique.
Gestion logistique / Manifestations
* Gérez administrativement le montage des projets artistiques (inscriptions des programmes des professeurs, inscriptions des élèves, réservations de salles, gestion des invitations) ;
* Coordonnez les projets artistiques (concerts, auditions, conférences...) en lien avec les équipes pédagogiques, administratives et techniques, et déclarez les productions sur la plateforme SACEM ;
* Participez aux missions polyvalentes lors des manifestations.
Gestion budgétaire
* Préparez et participez à la gestion budgétaire de l'école (centralisation des demandes, rédaction des devis, saisie dans le logiciel métier) ;
* Réalisez les dépenses et les actes de gestion (demandes de devis, bons de commande, bordereaux de régies) ;
* Établissez les dossiers de subventions et recherchez des financements ;
* Vérifiez et coordonnez la facturation des usagers (contrôles dans le logiciel Imuse, corrections et suivi des fichiers avant et après export dans le logiciel Axel) ;
* Assurez les missions de régisseur de recettes (rédaction des bordereaux, engagements).
Communication
* Assurez la diffusion des informations relatives aux activités artistiques et pédagogiques auprès du service Communication (affiches, programmes, site internet, plaquettes, livret découverte) ;
* Favorisez la communication et le dialogue avec l'ensemble des publics : équipes pédagogiques, élèves, familles, artistes en résidence, directions des écoles et services de la Ville.
Nos attentes
* Profil disposant de compétences solides en gestion administrative et financière, en pilotage de projets et en management d'équipe ;
* Expérience significative dans l'administration d'un établissement d'enseignement artistique (Conservatoire, École municipale des arts) ou d'une structure culturelle de taille comparable ;
* Bonne connaissance des enjeux et des spécificités des domaines artistiques (musique, danse, arts plastiques) ;
* Maîtrise des procédures administratives, financières et réglementaires propres aux collectivités territoriales ;
* Capacité à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés (équipes pédagogiques, services municipaux, partenaires institutionnels et associatifs) ;
Vos atouts
* Sens du service public, rigueur, organisation et capacité à prioriser ;
* Aptitudes confirmées en management d'équipe et en conduite du changement ;
* Aisance rédactionnelle et maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers.
* Très bonne capacité d'adaptation et réactivité dans un environnement dynamique ;
* Aisance relationnelle et sens des relations humaines ;
* Capacité à travailler en autonomie tout en collaborant étroitement avec la Direction ;
* Disponibilité et sens aigu de la confidentialité.
Conditions de travail et avantages :
* Poste ouvert au cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux par voie de mutation, détachement ou contractuelle ;
* Temps de travail : 38 heures par semaine ;
* Congés annuels légaux et 13 RTT ;
* Remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement transport ;
* Possibilité de participation mutuelle et prévoyance ;
* Association du Personnel Communal de Sartrouville (APCS), après 6 mois d'ancienneté.
* Adhésion CNAS, sans critère d'ancienneté.

Pilotage, organisation et animation
* Coordonnez, animez et managez l'équipe ;
* Accompagnez les collaborateurs dans l'évolution des missions de leurs secteurs (entretiens individuels, formations) ;
* Pilotez l'élaboration et le suivi budgétaire ;
* Déterminez des indicateurs, élaborez des tableaux de bord et analysez les résultats ;
* Veillez à la réactivité et à la qualité des services rendus.
Administration générale
* Organisez et coordonnez l'administration des trois départements : Danse, Musique et Arts plastiques ;
* Préparez et participez aux réunions (rédaction des ordres du jour, documents de présentation et comptes rendus) ;
* Gérez les notes de service, les relances et les retours de l'équipe pédagogique ;
* Alimentez et rédigez le rapport d'activités annuel (statistiques, budgets, grands projets) ;
* Organisez et supervisez les procédures administratives et financières (règlement intérieur, actes administratifs) ;
* Traitez les demandes des associations, en concertation avec les Directions de départements.
Coordination RH de l'équipe pédagogique
* Élaborez les plannings de salles en fonction des plannings de cours et des besoins spécifiques de l'équipe pédagogique ;
* Suivez les activités des équipes pédagogiques et assurez la transmission des informations à la DRH (congés, absences, remplacements, heures supplémentaires) ;
* Convoquez les jurys d'examens et assurez la gestion administrative de leur recrutement ;
* Préparez les fiches de recrutement, organisez les entretiens professionnels et assurez le suivi des formations ;
* Organisez les élections des délégués du personnel pour les conseils d'établissement et les référents musique.
Gestion logistique / Manifestations
* Gérez administrativement le montage des projets artistiques (inscriptions des programmes des professeurs, inscriptions des élèves, réservations de salles, gestion des invitations) ;
* Coordonnez les projets artistiques (concerts, auditions, conférences...) en lien avec les équipes pédagogiques, administratives et techniques, et déclarez les productions sur la plateforme SACEM ;
* Participez aux missions polyvalentes lors des manifestations.
Gestion budgétaire
* Préparez et participez à la gestion budgétaire de l'école (centralisation des demandes, rédaction des devis, saisie dans le logiciel métier) ;
* Réalisez les dépenses et les actes de gestion (demandes de devis, bons de commande, bordereaux de régies) ;
* Établissez les dossiers de subventions et recherchez des financements ;
* Vérifiez et coordonnez la facturation des usagers (contrôles dans le logiciel Imuse, corrections et suivi des fichiers avant et après export dans le logiciel Axel) ;
* Assurez les missions de régisseur de recettes (rédaction des bordereaux, engagements).
Communication
* Assurez la diffusion des informations relatives aux activités artistiques et pédagogiques auprès du service Communication (affiches, programmes, site internet, plaquettes, livret découverte) ;
* Favorisez la communication et le dialogue avec l'ensemble des publics : équipes pédagogiques, élèves, familles, artistes en résidence, directions des écoles et services de la Ville.