Responsable administratif et financier

Rattachement fonctionnel : Direction de la Cohésion sociale, les responsables des trois services (CLS/CLSM, GUSP, TEAM) et les services support (tous les services de la collectivité, les partenaires et les associations)

Rattachement hiérarchique : placé sous l’autorité hiérarchique de la Direction de la Cohésion Sociale

Localisation du poste : Ile de Thau

Filière : administrative

La Direction à la Cohésion Sociale a pour mission de participer à la mise en œuvre, au suivi et à l’évaluation des projets visant à améliorer les conditions de vie et à promouvoir la solidarité dans les quartiers dits « prioritaires ».
Elle coordonne les initiatives inter-institutionnelles et territoriales en lien avec les enjeux sociaux, économiques et urbains, en s’assurant de la cohérence et de la complémentarité des actions menées par les différents acteurs.
L’agent devra assurer un appui administratif et financier transversal au pôle, en garantissant la bonne circulation de l’information, la gestion des tâches administratives quotidiennes, le suivi budgétaire et la liaison avec les services support.

Missions principales

Fonction : Appui administratif des 3 pôles (GUSP/CLS-CLSM/TEAM)
• Assurer la gestion courante du secrétariat du pôle : accueil, appels téléphoniques, mails, courriers
• Planifier et organiser les réunions (réservation de salles, convocations, ordres du jour, comptes rendus)
• Participer à l’organisation des évènements logistiques
• Gérer les agendas partagés et le suivi logistique des activités
• Classer et archiver les documents (papier et numérique) selon les procédures internes
• Mettre à jour et diffuser les tableaux de suivi partagés (réunions, actions, projets)

Fonction : Appui financier et suivi budgétaire
• Centraliser les tableaux prévisionnels de budget des trois services.
• Assurer le suivi de l’exécution budgétaire : dépenses engagées, factures, subventions, consommations
• Collecter et transmettre les devis au service achats pour validation ou commande
• Suivre les commandes et les livraisons en lien avec les services concernés
• Participer à la préparation des bilans financiers et tableaux de bord de la direction

Fonction : Appui à la gestion RH (en lien avec le service des Ressources Humaines)
• Collecter et transmettre les éléments RH des trois services : ordre de mission, heures à récupérer, congés à poser, suivi des absences et présences
• Mettre à jour les plannings et tableaux de suivi RH de la Direction
• Appuyer les responsables dans la préparation des éléments pour la paie ou les remboursements.

Fonction : Soutien transversal à la coordination de la Direction
• Participer à la circulation et à la fiabilité des informations entre les trois services
• Appuyer la direction dans la préparation des documents pour les réunions internes ou les partenaires
• Contribuer à la continuité du service et à la bonne organisation du pôle

En fonction des besoins du service et des orientations définies par la collectivité, l’agent pourra être amené à assurer, en complément de ses missions principales, d’autres activités relevant du champ de compétence de la Direction de la Cohésion Sociale. Ces missions complémentaires seront exercées dans le respect des priorités de la direction et dans le cadre des objectifs fixés par la hiérarchie.