Responsable administratif et financier (h/f)

Sous la responsabilité du responsable de service, il (ou elle) sera chargé(e) de :
Conduire un projet de service ;
Organiser, planifier, contrôler et évaluer les activités d’un service ;
Mettre en place, sécuriser et contrôler l’application des procédures administratives ou techniques dans un service ;
Répondre, en lien avec la hiérarchie, aux besoins liés à l’action ;
Assurer la gestion financière et budgétaire d’un service.

1. En matière budgétaire et financière :
- Encadrer et piloter les agents dédiés à la gestion financière, aux marchés publics et au contrôle de gestion ;
- Planifier, répartir et contrôler les missions des agents placés sous sa responsabilité ;
- Coordonner la préparation et l’élaboration du budget de la direction en collaboration avec les chefs de service ;
- Assurer le suivi du budget de la direction, et veiller au respect des procédures d’exécution des dépenses (mandatements, titres de recettes) ;
- Rendre compte et communiquer avec la hiérarchie, via notamment des tableaux de bord de suivi et d’exécution budgétaire ;
- Mettre en place et suivre les procédures visant à harmoniser le fonctionnement des services.

2. En matière administrative et de marchés publics :
- Définir et optimiser les outils et les procédures de gestion administrative liées au bon fonctionnement des services de la direction, en étroite collaboration avec les chefs de service (normalisation des conventions, arrêtés, notes) ;
- Conseiller et apporter assistance aux chefs de service sur l’optimisation de leurs procédures administratives ;
- Assister les chefs de service dans la définition et la rédaction de l’exécution de leurs marchés publics, dans le respect du cadre réglementaire ;
- Accompagner les chefs de service sur la gestion administrative des assurances et contentieux ;
- Assurer le lien avec les services juridiques de la ville ;
- Piloter la gestion des archives de la direction (papiers et dématérialisées) en lien avec les chefs et le service des Archives ;
- Participer à la fonction de veille juridique sur les différents domaines relevant de la vie éducative ;
- Procéder à la révision des prix des marchés en lien avec la direction de la commande publique.

3. En matière de contrôle de gestion :
- Superviser les procédures de contrôle de gestion.


ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES

- Gérer la mise en œuvre du forfait communal en direction des écoles privées sous contrat (calculs, délibération, convention, notes, etc.) ;
- Piloter la mise en œuvre de la dématérialisation des fonctions financières de son service (paiements en ligne, bons de commande, factures dématérialisées…) ;
- Accompagner l’ensemble des chefs de service de la direction dans leurs missions en ce qui concerne le budget, les finances, les marchés publics, la gestion administrative ;
- Faire le suivi de la gestion financière avec le service financier, suivi des engagements et des annulations si nécessaire, réservation budgétaire ;
- Mise en ligne des délibérations sur la plateforme, interlocuteur privilégié avec le service des Instances Délibérantes ;
- Procéder à l’envoi des documents soumis aux contrôles de légalité via la plateforme.