Responsable administratif polyvalent (h/f)

L’adjoint(e) administratif recherché occupera un poste 2/3 temps, sur les missions d’Assistant(e) Ressources Humaines et 1/3 temps Missions administratives de secrétariat, dont de l’Urbanisme.

Ce poste, sous la responsable hiérarchique directe de la secrétaire générale de mairie, repose :

- Principalement sur l’accompagnement de la carrière des agents de la collectivité, le calcul de la paie, et les Ressources humaines « formations, sécurité au travail, temps de travail » pour la partie Ressources humaines à 2/3 temps d’une part,

- Des missions de secrétariat, et de polyvalence à 1/3 temps d’autre part.
Sur ces missions, il sera demandé à l’agent de suivre notamment le domaine de l’Urbanisme, auprès du coordonnateur des Services techniques, Urbanisme, marchés publics en mairie. « Réception et enregistrement des dossiers DP-PC-CU-PA-PD, création de dossiers, scan et archivage Urba, affichage et son suivi, Utilisation du logiciel dédié à l’Urba, rédaction et envoi de courriers au service Instructeur, ABF, et notaires. Enregistrement suivi des taxes d’aménagement.
Pour ces missions, l’agent fera de l’accueil, et renseignera tout type de public, assurera diverses tâches de secrétariat, gérera les demandes d’usagers, fera de l’accueil téléphonique, gérera des mails.

Ce poste, relevant du Cadre d’emploi des Adjoints administratifs, permettra à l’agent à la demande de la hiérarchie, de répondre à des usagers, d’assurer des réponses à des courriers, de préparer les parapheurs à la signature de la Direction générale.

Ressources humaines :
Missions / conditions d'exercice
Créer, constituer et enregistrer les données individuelles des agents
Mettre à jour les dossiers individuels
Organiser la consultation des dossiers
Elaborer les actes de la gestion courante de la carrière

Gérer les demandes de formation
Gérer les demandes de recrutement, stages
Réaliser le bilan social
Préparation et élaboration de la paie
Réalisation des déclarations sociales et fiscales
Gestion des dossiers d'arrêts maladie et d'accidents du travail
Elaboration des dossiers retraites
Correspondant mutuelle

Compétences éventuelles ou complémentaires :
Maîtriser les procédures comptables, administratives et financières



Urbanisme :
- Réception et enregistrement des dossiers DP, PC, CU, PA, PD ;
- Création des dossiers, scan et archivage Urba, affichage et son suivi ;
- Utilisation du logiciel Clicmap, e-permis ;
- Envoi des courriers relatifs aux dossiers, à l’ADS, ABF et notaires ;
- Réception et enregistrement des Taxes d’Aménagements.
Savoirs :
Connaître le statut de la fonction publique territoriale ;
Connaître impérativement la réglementation relevant des compétences communales ;
Connaître les règles de l’urbanisme ;
Techniques rédactionnelles administratives,
Consignes définies par la hiérarchie,
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel…),
Logiciels spécifiques.
* Maîtriser les outils de la gestion du personnel, ainsi que le Code du travail et le cadre réglementaire de la carrière territoriale.
* Définir et appliquer les orientations de la collectivité en matière de gestion du temps de travail.
* Établir des plans de formation en fonction du cadre réglementaire et en utilisant les techniques et outils de planification.

AUTRES ACTIVITES
Missions polyvalentes, principalement secrétariat administratif et ou accueil usagers