Responsable administratif polyvalent (h/f)

Ce poste a été créé afin de pouvoir remplacer la secrétaire-comptable en activité publique accessoire qui a demandé de prendre sa retraite dans sa collectivité d’origine.
Il est demandé, pour ce poste, une expérience similaire, un sens du service public, de la disponibilité ainsi qu’une capacité d’analyse, de synthèse et à rendre des comptes, des qualités relationnelles et le goût du travail, et puis une maîtrise des outils informatiques et des logiciels « Berger-Levrault », des outils de communication et une grande autonomie.
Cela requiert des compétences multiples, dont un sens de l’organisation, la gestion des priorités, l’adaptabilité aux élus et une grande compétence de missions dont les principales retenues sont listées ci-après :

 Assurer l’assistance et le conseil aux élus
• Former des élus dès la mise en place d’un nouveau Conseil syndical
• Elaborer et mettre en œuvre les décisions du Conseil syndical
• Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques
• Organiser et coordonner le fonctionnement administratif, technique et financier du Syndicat
 Assurer la préparation et le suivi du travail avec les élus
• Préparer et suivre les Conseils syndicaux
• Elaborer les décisions du Conseil syndical (délibérations …), gérer et suivre les dossiers qui en découlent
• Préparer les actes administratifs du Président (arrêtés, décisions …)
• Garantir le traitement des courriers et des mails
• Etablir des modes opératoires ou toute autre procédure utile et les faire évoluer
 Elaborer la rédaction des actes administratifs
• Rédiger les délibérations du Conseil syndical
• Rédiger les arrêtés du Président
• Rédiger les procès-verbaux des séances des Conseils syndicaux
• Connaître et maîtriser les règles juridiques nécessaires à la rédaction de ces actes
• Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires
• Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
 Préparer les budgets et garantir la gestion financière du Syndicat
• Maîtriser les règles budgétaires et comptables (M57 …)
• Assister le Président dans la préparation des budgets afin de garantir l’exécution budgétaire
• Garantir le respect des prévisions budgétaires
• Assurer le suivi des emprunts et la capacité à courir à l’emprunt
• Assurer le suivi de la trésorerie : rôle d’anticipation et d’alerte
• Etablir les payes des agents et les indemnités des élus
• Préparer et suivre les dossiers de subventions
 Elaborer et assurer le suivi des dossiers de demandes de subventions
• Préparer les dossiers de demandes de subventions
• Préparer les délibérations avec plan de financement
• Suivre les dossiers et la continuité des démarches à faire jusqu’à leur clôture
 Préparer les marchés publics et assurer leur suivi
• Connaître le code de la commande publique (CCP)
• Rédiger, gérer et suivre les marchés publics
• Tenir la comptabilité des immobilisations en cours et l’inventaire
 Assurer la gestion du personnel et garantir le suivi des carrières
• Suivre la carrière des agents tout au long de leur présence au sein de la collectivité
• Réaliser les payes et l’établissement des états mensuels et annuels (cotisations ….)
 Assurer le suivi des contrats de maintenance
• Actualiser et suivre les contrats de maintenance
• Chercher d’autres prestataires si des résiliations sont prévues
 Assurer le suivi des assurances, des contentieux, des sinistres
• Actualiser et suivre les contrats d’assurance
• Déclarer et suivre les sinistres
 Suivre la gestion des équipements du Syndicat
• Définir les besoins en matériels et équipements, en priorité avant le vote des budgets
• Demander des devis et mettre en concurrence selon les achats prévus
• Evaluer et suivre le patrimoine ainsi que les risques