Responsable administratif polyvalent (h/f)

Dans une collectivité de taille moyenne, il ou elle est en charge de l'ensemble des dossiers administratifs de la collectivité selon les directives des élus.
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service et/ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences. Assiste la responsable dans l’organisation du travail du service. En l’absence de la secrétaire de mairie, elle doit avoir des connaissances sur le protocole d’édition des fiches de paye et l’élaboration des délibérations. Régisseuse

Accueil

Niveau attendu :Maitrise
-Accueillir et renseigner le public sur place et/ou par téléphone
-Apporter une réponse aux demandes de la population
-Orienter vers les personnes et services compétents
-Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
-Rédiger des documents administratifs
Gestion administrative

Niveau attendu : Experte
-Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
-Tenir les registres (informatique) de courrier papier ou mail
-Rédiger la correspondance courante
-Rédiger les arrêtés administratifs
-Assurer la commande des matériels de bureautique
-Tenir les plannings de réservation et de location de salles et en effectuer le suivi
-Gérer le dossier carte de pêche, carte de déchetterie
-Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques
-Gérer les inscriptions au recensement militaire
-Inscrire les nouveaux électeurs

Etat Civil

Niveau attendu : Experte
-Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil
-Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation domicile …)
-Contrôler l’authenticité des attestations fournies
-Etablir les différents actes d’état civil (Naissance, décès, transcription de décès, changement de nom ou prénom, les dossiers de mariage et de PACS)
-Coopérer avec des traducteurs assermentés
-Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel, le cas échéant
-Etablir les actes de publication en vue de leur affichage
-Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
-Tenir à jour les registres, contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés, rédiger les mentions
-Transmettre les dossiers aux services compétents (service Etat civil autres mairies, notaires, INSEE, ARS, Tribunal de Grande Instance…)

Urbanisme

Niveau attendu : Maitrise
-Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l’urbanisme
-Réceptionner, contrôler et compléter, le cas échéant, les différentes demandes d’autorisation
-Etablir les dossiers à la signature du Maire (demande de CU, DIA, Avis du Maire, DP, PC, fiche de renseignements, certificat de numérotage, document administratif d’alignement)
-Echanger avec les services instructeurs de la CCSSOM
-Délivrer les plans du cadastre et le mettre à jour
-Etablir et/ou vérifier les demandes de DICT/DT

Elections
Niveau attendu :
Experte

-Suivre la législation en vigueur sur les élections
-Gérer la liste électorale et la commission annuelle de révision des listes
-Préparer les opérations préparatoires d’un scrutin : cartes électeurs, matériel des bureaux de vote, matériel des assesseurs
-Connaitre les démarches du vote par procuration et établir les listes
-Clôturer le scrutin
-Etablir le procès-verbal
- Proclamer les résultats

Législation funéraire
Niveau attendu : Experte
-Accueillir et renseigner les familles en deuil et les usagers
-Assurer le lien entre les familles, les prestataires et les intervenants (opérateurs funéraires, marbriers, associations …)
-Réceptionner, contrôler et valider les demandes de travaux des entreprises des pompes funèbres qui souhaitent intervenir sur le site
-Assurer la gestion et le suivi des concessions : vente, renouvellement, conversion, reprise
-Effectuer la gestion du cimetière : mise à jour du registre, autorisations pour inhumation/exhumation
-Effectuer le suivi de la régie de recettes perçues pour les concessions
-Gérer, mettre à jour le dispositif informatique du cimetière et veiller à organiser la procédure de reprise des concessions échues

Mission secondaire
Niveau attendu : Experte
-Contribuer aux activités ponctuelles sortant du champ du poste, dans le cadre de la mission de service public/polyvalence avec les autres services (Assurer en l’absence de la secrétaire générale, le protocole d'édition des fiches de paies, la transmission des données URSSAF, le RSU, les données Agirhe)
-Assister le Maire ou l’élu lors des cérémonies d’état civil
-Seconder les différents adjoints