Responsable administratif polyvalent (h/f)

Dans une collectivité de taille moyenne, nous recherchons une encadrante coordinatrice en remplacement afin de manager une équipe de 10 aide à domicile

*Evaluer les besoins de la personne accompagnée en lien avec les interventions du service et assurer le suivi et l'animation technique de l'aide voire du soin en vue d'apporter une réponse globale et individualisée au regard de ses attentes et de ses besoins :
-Accueillir, écouter, informer, conseiller, orienter et/ou traiter la situation.
-Evaluer les besoins de la personne à son domicile, lors de la première demande en tenant compte de l'aide et des soins nécessaires, tout en évaluant la sécurité de la personne et des intervenants en s'assurant de la présence du matériel approprié.
-Elaborer le Plan d'Accompagnement Personnalisé (PAP), en collaboration avec les autres professionnels du SAD Aide et Soins, les partenaires et les entourages (famille, amis, aidants…) et assurer son suivi, en lien avec l’équipe des intervenants.
-Planifier les prestations d'aide en lien ou non avec une prestation de soins et réadapter le planning, si besoin, en fonction des besoins de la personne en tenant compte de la prise en charge.
-Assurer le suivi et l'animation technique de l'aide en vue d'apporter une réponse globale et individualisée au regard de ses attentes et de ses besoins.
-Avertir, en lien avec l’agent d’accueil et assistante administrative, les personnes accompagnées de toutes modifications ou changements de planning et proposer une nouvelle intervention en fonction des souhaits de la personne et des possibilités du service.
-Prioriser la prise en charge des situations d’urgence et/ou complexes en lien avec le responsable SAD.
-Garantir la signature des devis et des contrats de service.
*Manager les 10 aides à domicile placés sous sa responsabilité :
-Créer les conditions de la mobilisation, dynamisation, motivation et fédération des équipes
-Animer des temps d’échanges collectifs pour créer une culture et une cohésion d’équipe : réunions de secteur (organisationnelles) et d’équipe (sous-secteurs).
-Instaurer un cadre facilitant le travail entre les professionnels : soutien aux équipes pour la gestion de situations complexes, prévention et gestion des conflits...
-Accompagner et veiller à la bonne utilisation des outils numériques par les aides à domicile.
-Être disponible, à l’écoute, répondre aux sollicitations (messages, téléphone…).
-Avertir (via le logiciel, téléphone) les agents de toute modification de planning et solliciter leur adhésion.
-Gérer les congés, les repos, les indisponibilités et autres absences.
-Optimiser, élaborer, formaliser et suivre le planning des intervenants : gérer les remplacements
-Respecter les délais et échéances : distribuer les plannings, valider les heures, compléter et transmettre le tableau de capacité avant le 10 du mois précédent, …
-Mettre en œuvre les moyens d’assurer la continuité de service et notamment en assurant un relais en cas d’absence des autres encadrantes coordinatrices (congés, formations…).
-Contribuer à la prévention des risques professionnels : gestion des EPI, …
-Gérer les éléments pour préparer la facturation, les rémunérations, les déclarations…
-Faire remonter les besoins des secteurs lors des réunions de service SAD.
-Faire preuve d’autonomie et savoir adapter son propre planning selon les besoins du service.
*Travailler en transversalité et en lien avec les partenaires :
-Travailler en étroite collaboration avec les 2 autres encadrantes coordinatrices et la responsable du SAD (Service Autonomie à Domicile).
-Exercer en transversalité avec les autres pôles du CIAS et participer aux différents temps de concertation (réunion de service CIAS…).
-Travailler en étroite collaboration avec les partenaires internes (Communauté de Communes) et externes (SSIAD, Conseil départemental, DAC, professionnels libéraux, Mairies du territoire, …)