Responsable administratif-ve et financier-ère

Sous l’autorité de la Directrice de la Santé Publique et Environnementale, le.la responsable administratif et financier est chargé-e de la gestion administrative et budgétaire de la Direction et du suivi des associations financées par la direction (une 60 aine de demandes/an et une importante association du secteur de la santé). Il ou elle participe à la coordination des fonctions administratives/financières/marché des trois services de la DSPE.

Gestion budgétaire :
Contribuer à la préparation des documents budgétaires et de l’ensemble des documents d’information liés aux décisions budgétaires : budgets primitifs et supplémentaires, DM, bilans etc. ;
Suivre l’exécution budgétaire et contrôler le budget en étant garant pour la Direction des échéances (ex : la fin d’exercice) ;
Être en appui technique des cadres de la direction dans l’élaboration de programmes d’actions et projets sous leurs aspects budgétaires ;
Assurer l’interface avec le pôle comptable, son responsable et la correspondante de la direction des finances, le service de la trésorerie.
Organiser et garantir la chaîne comptable interne à la direction dans l’exécution des dépenses et des recettes (bons de commande, engagements, factures, P503, I-dossier, PCA…)
Assurer le rôle de correspondant marché pour la Direction : animer la coordination des services sur la question des marchés publics : utilisation des outils, recensement annuel des besoins…
Assurer le remplissage , en lien avec les cheffes de service, des divers tableaux demandés


Gestion administrative générale :
Réaliser et tenir à jour les tableaux de bord et états récapitulatifs de la direction (administration, budgets, associations)
Organiser les circuits administratifs relatifs au courrier, délibérations, arrêtés, conventions
Être en appui aux services pour la rédaction d’actes administratifs et notamment les délibérations de fonctionnement et / ou liées aux subventions
En coordination avec les cheffes de service (et / ou les assistantes des services ), organiser et centraliser la logistique globale de fonctionnement des services (téléphonie, informatique, travaux, outillage, mobilier, véhicules,…)
Assurer le rôle de correspondant informatique de la cellule de direction
Encadrer fonctionnellement l’agente assurant l’accueil général de la direction et assurer le suivi et la coordination de la continuité de service de la DSPE en matière de réponse téléphonique et de gestion des courriers (mail/papier).
En lien avec la Directrice assurer la mise à jour du Document d’évaluation des risques professionnels (DUERP)


Suivi des associations :
En coordination avec la direction, les cheffes de service et l’élu à la santé, instruire les demandes de subventions (gestionnaire logiciel Aiden) et préparer le processus de passage des subventions en Conseil municipal jusqu'à l'exécution du versement de la subvention (notifications)
Assurer le suivi administratif des demandes des associations sur l’outil dédié
Participer aux arbitrages et priorités données aux subventions attribuées aux associations en élaborant des outils d’aide à la décision
En lien avec les cheffes de service et le secrétariat des élus, participer aux rencontres avec les associations
Assurer le suivi des demandes de locaux des associations en lien avec la DIM et la Direction
Gérer les demandes de travaux dans les locaux mis à disposition aux associations en lien avec les services de la DIM et les antennes territoriales
Rédiger en cas de besoin des notes d'informations synthétiques relatives à la situation et à l'activité des associations et contribuer à la recherche documentaire si nécessaire