Dans le cadre du projet de service et du respect de la dignité des bénéficiaires :
- optimise l’organisation des interventions au regard du service à rendre aux personnes en perte d’autonomie, handicapées ou âgées ;
- garantie la conformité des plannings enregistrés au regard du plan de travail ;
- garantie la fiabilité des informations transmises pour la facturation et pour la paye.

Activités principales :
Gestion administrative :
- Saisir des dossiers des bénéficiaires, après accord des financeurs ;
- Enregistrer les éléments de la fiche des intervenants à domicile ;
- Éditer les attestations annuelles à destination des services fiscaux.

Planification :
- Faire remonter les besoins d’intervention non couverts ;
- Mettre en œuvre les principes et procédures de planification définis avec le responsable du Pôle Seniors ;
- Établir les plannings et l’enchaînement des interventions, en adéquation avec les plans de travail et dans le respect du temps de travail contractuel de chaque aide à domicile ;
- Les adapter quotidiennement en fonction des différents aléas ;
- Être force de proposition sur toute mesure propre à optimiser l’organisation du travail ;
- Recenser les congés et récupérations des aides à domicile et en réaliser un état ;
- Organiser les remplacements (prévus ou de dernière minute) après validation du besoin par la responsable du Pôle Seniors ;
- Assurer la continuité du service en cas d’absence d’un de ses homologues.

Organisation des circuits d’information :
- Être l’interlocuteur direct des aides à domicile et des bénéficiaires sur toutes les questions relatives aux plannings ;
- Assurer l’information des personnes âgées et des aides à domicile sur toutes les modifications de planning.

Préparation des éléments de paye et de facturation :
- Vérifier et contrôler les feuilles de présence et des heures travaillées ;
- Comptabiliser le nombre d’heures réalisées par bénéficiaire et par agent et alerter, si nécessaire ;
- Assurer la saisie des heures (exo-non exo) ;
- Transmettre ces éléments au service ressources humaines dans les délais définis ;
- Émettre les factures à destination des bénéficiaires ;
- Émettre et transmettre les factures auprès des financeurs de l’aide à domicile (caisses de retraite, CPAM, département, mutuelles, …).

Suivi de l’activité :
- Assurer la saisie des plannings prévisionnels et de leurs ajustements quotidiens ;
- Gérer les données informatiques et les anomalies ;
- Réaliser, à partir des logiciels utilisés, des éditions (courriers, listes…) et des requêtes.

Accompagner la direction dans le management de l’équipe d’aide à domicile :
- Évaluer les agents sociaux dont la liste sera fournie par la responsable de pôle ;
- Accompagner les agents lors des démarrages de prestations ;
- Assurer le suivi régulier au domicile (partagé avec la responsable de pôle) ;

Accueil téléphonique et physique du public suivi par le service d’aide à domicile (bénéficiaires du service, intervenantes à domicile, caisses de retraite et mutuelles, familles etc.) :
- Informer les usagers des différentes prestations du service d’aide à domicile en l’absence de la responsable du Pôle Seniors ;
- Travailler en lien étroit avec la responsable du Pôle Seniors.

En l’absence de la responsable du service de Portage de Repas : Gestion administrative du service de portage de repas :
- Commander les repas à la cuisine centrale ;
- Suivre l’évolution des commandes (rajout ou annulation) ;
- Gérer la facturation : saisie, contrôle, émission des factures à destination des bénéficiaires du service portage de repas ;
- Vérifier une fois par semaine les tableaux fournis par la Sodexo pour la facturation.

Participer à la vie du Pôle Seniors et de la collectivité :
- Se coordonner avec ses collègues et assurer la continuité du service ;
- Participer à des réunions, du service ou de la collectivité, et le cas échéant, à des groupes de travail ;
- Effectuer diverses tâches administratives en soutien de la responsable du Pôle Seniors.

Activités secondaires :
-Participer à l’organisation des initiatives publiques en direction du public du C.C.A.S ;
-Polyvalence en fonction des nécessités de service.

SAVOIR-FAIRE
* Communication :
- adapter son comportement à son interlocuteur ;
- reformuler la demande afin de lever d’éventuelles ambiguïtés ;
- comprendre et gérer les comportements agressifs.

* Gestion administrative :
- planifier l’activité en fonction des besoins, des contraintes, des urgences et de l’imprévu ;
- tenir l’historique des modifications ;
- mettre en place et gérer un classement papier ou informatique.

* Bureautique :
- utiliser les principales fonctionnalités d’un logiciel de traitement de texte et d’un tableur ;
- utiliser Internet et la messagerie ;
- utiliser les logiciels métiers.

* Compétences liées à la sécurité :
- comprendre les principaux risques liés à l’exercice du métier d’aide à domicile ;
- connaître les obligations légales et règlementaires relatives au temps de travail.

* Traitement de l’information :
- repérer, organiser et synthétiser un volume important d’informations ;
- discerner les informations utiles et les communiquer aux interlocuteurs appropriés ;
- renseigner de façon pertinente et ordonnée les outils de transmission.
* Ordre et méthode :
- organiser son travail en fonction des procédures définies ainsi que des priorités ;
- faire face à l’urgence et à l’imprévu ;
- faire preuve de rigueur et de précision.

SAVOIRS :

Savoirs socio-professionnels :
* Connaissance de l’environnement institutionnel :
- connaître les vases du statut et les droits et devoirs du fonctionnaire ;
- se situer dans la FPT ;
- connaître le fonctionnement d’une collectivité et plus précisément d’un CCAS ;
- connaître l’organigramme de sa collectivité et plus précisément celui de son service de rattachement ;
- connaître les orientations de sa collectivité en matière de politique de soutien à domicile.

* Connaissance du public et des différents acteurs ayant une action auprès de lui :
- connaître les contraintes liées au rythme biologique des personnes aidées ;
- connaître les signes d’anomalie devant faire l’objet d’une alerte auprès de sa hiérarchie sur l’état de la personne ;
- connaître les principales professions intervenant auprès de la personne en perte d’autonomie, handicapée ou âgée.

Savoirs généraux :
* Initiative et autonomie :
- faire preuve d’initiative et d’autonomie dans le travail.

* Maîtrise de soi :
- adopter la juste distance ;
- conserver son calme dans des situations stressantes.

* Disponibilité aux autres :
- respecter autrui ;
- faire preuve de courtoisie et de diplomatie ;
- savoir écouter.

* Capacité d’adaptation :
- s’adapter aux évolutions dans le travail (interlocuteurs/sujets/méthodes) et savoir changer d’approche si la situation l’exige.

* Attitude face aux difficultés :
- solliciter les personnes ressources susceptibles de lui venir en appui ;
- identifier et assumer sa part de responsabilité dans les difficultés et en tirer les apprentissages pour l’avenir.

* Coopération / solidarité :
- travailler en équipe et avec des tiers.

* Positionnement :
- identifier son champ d’intervention dans le respect de la complémentarité avec les autres professionnels (responsable hiérarchique, collègues, équipe…) ;
- prendre position, dans le respect des principes et procédures définis.

Non renseignées