Responsable de service Affaires Générales, Secrétaire du Maire et des Élus (h/f)

Sous l’autorité du Directeur Général des Services et de la cheffe de pôle Moyens Généraux :
Assiste le Maire et les Élus, dans les tâches de secrétariat et de gestion administrative avec la nécessité de fiabilité et de qualité d’exécution.
Pilote le service affaires générales : délibérations du conseil municipal, arrêtés municipaux et décisions du Maire, assurer leur notification et leur diffusion auprès des Élus et services concernés, préparation des élections politiques, participation à des activités annexes.

Assure le secrétariat du Maire et des Elus :
-Prise des appels téléphoniques et des rendez-vous du Maire, des Élus,
-Gestion des agendas : ateliers, réunions et évènements, et mobilisation préventive des services dédiés à la logistique en rapport,
-Mise en forme de divers documents : notes manuscrites, textes, tableaux et études,
-Rédaction des relevés de décisions des réunions administratives et des commissions municipales,
-Rôle de référent pour tout ce qui a trait aux correspondances du Maire,
-Lien avec les adjoints au Maire et les conseillers municipaux délégués,
-Assistance administrative pour les réunions du groupe majoritaire,
-Gestion et suivi des cérémonies commémoratives,
-Gestion des administrés : Suivi des rendez-vous avec M. le Maire - Apporter des réponses aux administrés en lien avec M. le Maire, les Élus et les chefs de pôle soit par courrier, mail ou téléphone.
 
Pilote le Service Affaires Générales :
Organisation et gestion des assemblées délibérantes :
-Frappe des ordres du jour, des convocations, des notes de synthèse et des documents annexes, expédition des dossiers et diffusion par courriel,
-Participe systématiquement aux conseils municipaux,
-Frappe des décisions et des délibérations prises, mises en forme par le Directeur Général des Services,
-Frappe des différents comptes rendus,
-Supervision du circuit des signatures,
-Transmission des actes au contrôle de légalité,
-Aide à la notification des actes rendus exécutoires et préparation des dossiers en rapport,
-Diffusion en interne des actes exécutoires aux Élus et services concernés,
-Rédaction des arrêtés,
-Tenue des registres de délibérations, décisions et arrêtés.

Elections politiques :
-Participe à la préparation des différentes élections,
-Suivi et mise à jour de la liste électorale,
-Prise en charge d’actions simples en rapport : inscription sur la liste électorale, délivrance des cartes d’électeurs et diffusion des divers documents d’information notamment,
-Suivi de la composition des bureaux de vote en lien avec le Maire,
Etablissement des tableaux de pointage,
-Mobilisation des moyens internes pour le bon déroulement des scrutins,
-Préparation des urnes et des matériels électoraux pour chaque bureau de vote,
-Participation aux opérations de dépouillement.

Activités annexes :
. Etat civil :
Instruire et constituer des actes d'état civil : naissance, mariage, adoption, décès, etc.
Délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres, en cas d’absences d’agent au service à la population.

. Logiciel Zeendoc :
-Supervision du courrier entrant et sortant, de sa diffusion et de son suivi,
-Lien avec le prestataire du logiciel pour la maintenance et nouveaux paramétrages.

. Archivage : Gestion et suivi de l’archivage de la collectivité en lien avec les différents pôles.

. Fournitures administratives : gestion du stock - Préparation et commande des fournitures par pôle.