Responsable des affaires générales et des moyens (h/f)
Emploi CAISSE DES ECOLES DE SAINT PAUL
12 Rue Du Feu Saint-Jean, 60650 Saint-Paul, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Le (la) responsables des affaires générales et des moyens a pour mission de superviser, de planifier et de coordonner les procédures au sein de la Caisse des Écoles.
Activités principales
• Gestion administrative
• Rédiger et transmettre les différents courriers
• Réceptionner et vérifier le courrier la Direction départ/arrivé, ainsi que les navettes des parapheurs
• Concevoir et suivre les outils de coordination, de planification, et d’évaluation : outils de pilotage, tableaux de bord, retroplanning….
• Assurer l’interface avec les partenaires (internes et externes) sur le plan administratif
• Veiller à l’archivage des fonds documentaires
• Utiliser les logiciels et les progiciels
• Réagir rapidement face à des situations d’urgence et adapter les interventions face aux imprévus
• Maitriser les circuits administratifs interne et externes en collectivités locales
• Assurer le portage et le suivi des projets d’école, classes de découvertes
• Être présent à des réunions projets
• Veiller au respect des procédures existantes
• Vérifier l’organisation logistique d’événements
• Piloter le travail d’interface avec les services municipaux
• gestion des problématique de ressources humaines des Assistants Administratifs aux directions d’écoles
• Instance de la caisse des écoles / assemblée générale
• Préparer, rédiger et suivre les délibérations
• Préparer et organiser la logistique des réunions et des instances
• Assurer la programmation des instances, préparer les dossiers
• Assurer le suivi administratif des décisions des Comités de la Caisse des écoles (actes, arrêtés, délibérations…)
• Appuyer les directions et services dans la rédaction de leurs actes
• Etudier les rapports et les projets de délibération transmis par les services
• Assurer le suivi des questions posées par les membres du Comité de la Caisse des Ecoles
• Rédiger le procès-verbal des séances, les comptes rendus, présentations, diaporamas,… en lien avec les services
• Valider et rédiger les projets dans le logiciel de gestion des actes administratifs
• Alimenter les retroplannings afférents aux instances et réunions
• Recueillir les actes administratifs
• Piloter la signature des actes
• Assurer la transmission et la diffusion des documents (contrôle de légalité, affichage légal…)
• Réaliser le suivi des dossiers et organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Gestion administrative
• Rédiger et transmettre les différents courriers
• Réceptionner et vérifier le courrier la Direction départ/arrivé, ainsi que les navettes des parapheurs
• Concevoir et suivre les outils de coordination, de planification, et d’évaluation : outils de pilotage, tableaux de bord, retroplanning….
• Assurer l’interface avec les partenaires (internes et externes) sur le plan administratif
• Veiller à l’archivage des fonds documentaires
• Utiliser les logiciels et les progiciels
• Réagir rapidement face à des situations d’urgence et adapter les interventions face aux imprévus
• Maitriser les circuits administratifs interne et externes en collectivités locales
• Assurer le portage et le suivi des projets d’école, classes de découvertes
• Être présent à des réunions projets
• Veiller au respect des procédures existantes
• Vérifier l’organisation logistique d’événements
• Piloter le travail d’interface avec les services municipaux
• gestion des problématique de ressources humaines des Assistants Administratifs aux directions d’écoles
• Instance de la caisse des écoles / assemblée générale
• Préparer, rédiger et suivre les délibérations
• Préparer et organiser la logistique des réunions et des instances
• Assurer la programmation des instances, préparer les dossiers
• Assurer le suivi administratif des décisions des Comités de la Caisse des écoles (actes, arrêtés, délibérations…)
• Appuyer les directions et services dans la rédaction de leurs actes
• Etudier les rapports et les projets de délibération transmis par les services
• Assurer le suivi des questions posées par les membres du Comité de la Caisse des Ecoles
• Rédiger le procès-verbal des séances, les comptes rendus, présentations, diaporamas,… en lien avec les services
• Valider et rédiger les projets dans le logiciel de gestion des actes administratifs
• Alimenter les retroplannings afférents aux instances et réunions
• Recueillir les actes administratifs
• Piloter la signature des actes
• Assurer la transmission et la diffusion des documents (contrôle de légalité, affichage légal…)
• Réaliser le suivi des dossiers et organiser le classement et l’archivage des dossiers
Profil recherché
Formations et qualifications obligatoires Bac+3
Savoir
• Connaissance de l’organisation et fonctionnement de la fonction publique territoriale et de la collectivité
• Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
• Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)
• Maîtrise des logiciels spécifiques
• Connaissance du vocabulaire professionnel du service
• Connaissance des procédures administratives du service et de son fonctionnement
• Connaissance du mode de fonctionnement des écoles et de la responsabilité de la commune
• Connaissances des circuits administratifs en collectivité locale
• Connaissance des établissements scolaires (documents obligatoires à transmettre)
• Technique de recherche documentaire.
• Connaissance en droit des Collectivités Territoriales
Savoir-faire
• Rédaction d’actes administratifs
• Capacité à s’approprier des logiciels de gestion des actes administratifs
Savoir être
• Capacités rédactionnelles
• Rigueur et dynamisme
• Sens de l’organisation
• Sens des relations sociales
• Sens du devoir et des responsabilités
• Diplomatie
• Réactivité, disponibilité
• Esprit de décision
• Discrétion professionnelle
Savoir
• Connaissance de l’organisation et fonctionnement de la fonction publique territoriale et de la collectivité
• Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
• Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)
• Maîtrise des logiciels spécifiques
• Connaissance du vocabulaire professionnel du service
• Connaissance des procédures administratives du service et de son fonctionnement
• Connaissance du mode de fonctionnement des écoles et de la responsabilité de la commune
• Connaissances des circuits administratifs en collectivité locale
• Connaissance des établissements scolaires (documents obligatoires à transmettre)
• Technique de recherche documentaire.
• Connaissance en droit des Collectivités Territoriales
Savoir-faire
• Rédaction d’actes administratifs
• Capacité à s’approprier des logiciels de gestion des actes administratifs
Savoir être
• Capacités rédactionnelles
• Rigueur et dynamisme
• Sens de l’organisation
• Sens des relations sociales
• Sens du devoir et des responsabilités
• Diplomatie
• Réactivité, disponibilité
• Esprit de décision
• Discrétion professionnelle
Autres informations
Non renseignées
il y a 3 semaines
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