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COMMUNAUTE DE COMMUNES CAMPAGNE DE CAUX
Responsable des assemblées, de l'administration générale et des marchés (H/F)
ZA Route de Bolbec, Goderville (Seine-Maritime (76))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 semaines
Description du poste
La Communauté de Communes Campagne de Caux recherche un(e) Responsable des assemblées, de l'administration générale et des marchés.
Rattaché(e) à la Direction Générale des Services, vous assurez une fonction stratégique dans le fonctionnement administratif et institutionnel de la collectivité.
Vous êtes notamment chargé(e) de la préparation et du suivi des instances communautaires, de la gestion de l'administration générale ainsi que du suivi administratif des marchés publics.
Vous travaillez en lien étroit avec le Directeur Général des Services, la Présidence, les élus communautaires, les services de la collectivité et les partenaires institutionnels.
Rattaché(e) à la Direction Générale des Services, vous assurez une fonction stratégique dans le fonctionnement administratif et institutionnel de la collectivité.
Vous êtes notamment chargé(e) de la préparation et du suivi des instances communautaires, de la gestion de l'administration générale ainsi que du suivi administratif des marchés publics.
Vous travaillez en lien étroit avec le Directeur Général des Services, la Présidence, les élus communautaires, les services de la collectivité et les partenaires institutionnels.
Votre mission
1. Gestion et suivi des assemblées communautaires – Mission principale
Vous assurez la préparation, l'organisation et le suivi administratif des différentes instances de la Communauté de communes.
À ce titre, vous :
• préparez les réunions du Conseil communautaire ;
• préparez les réunions du Bureau communautaire et des différentes commissions ;
• accompagnez les services dans la préparation des dossiers soumis aux instances ;
• centralisez et contrôlez les rapports et projets de délibérations transmis par les services ;
• vérifiez la cohérence et la complétude des dossiers présentés aux élus ;
• préparez les ordres du jour et les dossiers des séances ;
• assurez la transmission des convocations et des documents aux élus dans le respect des délais réglementaires ;
• participez à l'organisation matérielle des séances ;
• assurez le suivi administratif des séances ;
• rédigez ou participez à la rédaction des procès-verbaux et comptes rendus ;
• assurez la rédaction, la mise en forme et le suivi des délibérations ;
• assurez le suivi des décisions et délibérations prises par les instances ;
• assurez les formalités de transmission et de publicité des actes ;
• assurez le classement et l'archivage des actes et documents des assemblées ;
• assurez le suivi des échéances liées au fonctionnement des instances.
Vous êtes le/la référent(e) de la collectivité pour le fonctionnement administratif des assemblées communautaires.
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2. Administration générale
Vous assurez le suivi et la coordination de différents dossiers relevant de l'administration générale de la collectivité.
À ce titre, vous :
• assurez le suivi administratif des dossiers transversaux confiés par la Direction Générale ;
• préparez et rédigez des courriers, notes, conventions, décisions et documents administratifs ;
• assurez le suivi des conventions et partenariats de la collectivité ;
• participez à la préparation des dossiers soumis à la signature de la Présidence et de la Direction Générale ;
• assurez le suivi des parapheurs et des circuits de validation ;
• élaborez et actualisez des tableaux de suivi ;
• assurez le suivi des échéances administratives ;
• assurez le classement et l'archivage des dossiers relevant de votre secteur ;
• participez à la sécurisation des procédures administratives ;
• assurez une veille réglementaire dans vos domaines de compétence ;
• apportez un conseil et un appui administratif aux services de la collectivité.
Vous contribuez ainsi à la sécurisation juridique et administrative des actes et procédures de la collectivité.
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3. Suivi administratif des marchés publics
En lien avec les services opérationnels et, le cas échéant, les partenaires spécialisés de la collectivité, vous assurez le suivi administratif des procédures de marchés publics.
À ce titre, vous :
• accompagnez les services dans la préparation administrative de leurs marchés ;
• participez à la définition et à la planification des procédures ;
• préparez et mettez en forme les pièces administratives des dossiers de consultation ;
• assurez la publication des consultations sur les plateformes dédiées ;
• assurez le suivi administratif des procédures de consultation ;
• assurez le suivi des questions et demandes des entreprises en lien avec les services concernés ;
• participez à l'analyse administrative des candidatures et des offres ;
• préparez les documents nécessaires aux commissions compétentes ;
• assurez le suivi des décisions relatives aux marchés ;
• préparez les courriers de notification et les documents nécessaires à l'attribution des marchés ;
• assurez le suivi administratif de l'exécution des marchés ;
• assurez le suivi des avenants, reconductions et modifications de marchés ;
• assurez le classement et l'archivage des dossiers de marchés ;
• veillez au respect des échéances des contrats et marchés en cours.
Une bonne connaissance de la commande publique est attendue sur ce poste.
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4. Appui à la Direction Générale et à la Présidence
Le secrétariat de la Direction Générale constitue une mission complémentaire du poste.
Dans ce cadre, vous :
• assurez un appui administratif au Directeur Général des Services ;
• gérez ponctuellement son agenda et l'organisation de ses réunions ;
• préparez les dossiers nécessaires à ses rendez-vous ;
• rédigez et mettez en forme certains courriers et documents ;
• préparez des notes et tableaux de suivi à la demande du DGS ;
• assurez le suivi de certaines demandes confiées par la Direction Générale ;
• participez à la préparation de réunions avec les élus, les services et les partenaires ;
• assurez les relances nécessaires au suivi des dossiers.
Vous intervenez également, à la demande du DGS, en appui administratif auprès de la Présidence.
Vous assurez la préparation, l'organisation et le suivi administratif des différentes instances de la Communauté de communes.
À ce titre, vous :
• préparez les réunions du Conseil communautaire ;
• préparez les réunions du Bureau communautaire et des différentes commissions ;
• accompagnez les services dans la préparation des dossiers soumis aux instances ;
• centralisez et contrôlez les rapports et projets de délibérations transmis par les services ;
• vérifiez la cohérence et la complétude des dossiers présentés aux élus ;
• préparez les ordres du jour et les dossiers des séances ;
• assurez la transmission des convocations et des documents aux élus dans le respect des délais réglementaires ;
• participez à l'organisation matérielle des séances ;
• assurez le suivi administratif des séances ;
• rédigez ou participez à la rédaction des procès-verbaux et comptes rendus ;
• assurez la rédaction, la mise en forme et le suivi des délibérations ;
• assurez le suivi des décisions et délibérations prises par les instances ;
• assurez les formalités de transmission et de publicité des actes ;
• assurez le classement et l'archivage des actes et documents des assemblées ;
• assurez le suivi des échéances liées au fonctionnement des instances.
Vous êtes le/la référent(e) de la collectivité pour le fonctionnement administratif des assemblées communautaires.
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2. Administration générale
Vous assurez le suivi et la coordination de différents dossiers relevant de l'administration générale de la collectivité.
À ce titre, vous :
• assurez le suivi administratif des dossiers transversaux confiés par la Direction Générale ;
• préparez et rédigez des courriers, notes, conventions, décisions et documents administratifs ;
• assurez le suivi des conventions et partenariats de la collectivité ;
• participez à la préparation des dossiers soumis à la signature de la Présidence et de la Direction Générale ;
• assurez le suivi des parapheurs et des circuits de validation ;
• élaborez et actualisez des tableaux de suivi ;
• assurez le suivi des échéances administratives ;
• assurez le classement et l'archivage des dossiers relevant de votre secteur ;
• participez à la sécurisation des procédures administratives ;
• assurez une veille réglementaire dans vos domaines de compétence ;
• apportez un conseil et un appui administratif aux services de la collectivité.
Vous contribuez ainsi à la sécurisation juridique et administrative des actes et procédures de la collectivité.
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3. Suivi administratif des marchés publics
En lien avec les services opérationnels et, le cas échéant, les partenaires spécialisés de la collectivité, vous assurez le suivi administratif des procédures de marchés publics.
À ce titre, vous :
• accompagnez les services dans la préparation administrative de leurs marchés ;
• participez à la définition et à la planification des procédures ;
• préparez et mettez en forme les pièces administratives des dossiers de consultation ;
• assurez la publication des consultations sur les plateformes dédiées ;
• assurez le suivi administratif des procédures de consultation ;
• assurez le suivi des questions et demandes des entreprises en lien avec les services concernés ;
• participez à l'analyse administrative des candidatures et des offres ;
• préparez les documents nécessaires aux commissions compétentes ;
• assurez le suivi des décisions relatives aux marchés ;
• préparez les courriers de notification et les documents nécessaires à l'attribution des marchés ;
• assurez le suivi administratif de l'exécution des marchés ;
• assurez le suivi des avenants, reconductions et modifications de marchés ;
• assurez le classement et l'archivage des dossiers de marchés ;
• veillez au respect des échéances des contrats et marchés en cours.
Une bonne connaissance de la commande publique est attendue sur ce poste.
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4. Appui à la Direction Générale et à la Présidence
Le secrétariat de la Direction Générale constitue une mission complémentaire du poste.
Dans ce cadre, vous :
• assurez un appui administratif au Directeur Général des Services ;
• gérez ponctuellement son agenda et l'organisation de ses réunions ;
• préparez les dossiers nécessaires à ses rendez-vous ;
• rédigez et mettez en forme certains courriers et documents ;
• préparez des notes et tableaux de suivi à la demande du DGS ;
• assurez le suivi de certaines demandes confiées par la Direction Générale ;
• participez à la préparation de réunions avec les élus, les services et les partenaires ;
• assurez les relances nécessaires au suivi des dossiers.
Vous intervenez également, à la demande du DGS, en appui administratif auprès de la Présidence.
Profil recherché
COMPÉTENCES REQUISES
Savoirs:
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des EPCI.
• Bonne connaissance du fonctionnement des assemblées délibérantes.
• Maîtrise des règles relatives aux actes administratifs et à leur publicité.
• Bonne connaissance de la réglementation applicable aux marchés publics.
• Connaissance de l'environnement juridique et administratif territorial.
• Maîtrise des règles de rédaction administrative.
• Connaissance des procédures de contrôle de légalité.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.
Savoir-faire:
• Préparer et sécuriser les dossiers soumis aux assemblées.
• Organiser et suivre une séance de Conseil communautaire.
• Rédiger des délibérations, décisions, procès-verbaux et courriers administratifs.
• Assurer le suivi des procédures administratives.
• Préparer et suivre une procédure de marché public.
• Élaborer des tableaux de bord et outils de suivi.
• Identifier les échéances et assurer les relances nécessaires.
• Rechercher, analyser et synthétiser des informations réglementaires.
• Travailler en transversalité avec différents services.
• Alerter la hiérarchie en cas de difficulté ou de risque juridique.
Savoir-être:
• Rigueur et méthode.
• Organisation et capacité à prioriser.
• Autonomie.
• Réactivité.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Qualités rédactionnelles.
• Esprit d'analyse et de synthèse.
• Sens du service public.
• Aisance relationnelle.
• Diplomatie.
• Capacité à travailler avec des élus.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Force de proposition.
Savoirs:
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des EPCI.
• Bonne connaissance du fonctionnement des assemblées délibérantes.
• Maîtrise des règles relatives aux actes administratifs et à leur publicité.
• Bonne connaissance de la réglementation applicable aux marchés publics.
• Connaissance de l'environnement juridique et administratif territorial.
• Maîtrise des règles de rédaction administrative.
• Connaissance des procédures de contrôle de légalité.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.
Savoir-faire:
• Préparer et sécuriser les dossiers soumis aux assemblées.
• Organiser et suivre une séance de Conseil communautaire.
• Rédiger des délibérations, décisions, procès-verbaux et courriers administratifs.
• Assurer le suivi des procédures administratives.
• Préparer et suivre une procédure de marché public.
• Élaborer des tableaux de bord et outils de suivi.
• Identifier les échéances et assurer les relances nécessaires.
• Rechercher, analyser et synthétiser des informations réglementaires.
• Travailler en transversalité avec différents services.
• Alerter la hiérarchie en cas de difficulté ou de risque juridique.
Savoir-être:
• Rigueur et méthode.
• Organisation et capacité à prioriser.
• Autonomie.
• Réactivité.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Qualités rédactionnelles.
• Esprit d'analyse et de synthèse.
• Sens du service public.
• Aisance relationnelle.
• Diplomatie.
• Capacité à travailler avec des élus.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Force de proposition.
Autres informations
Non renseignées