RESPONSABLE DES INSTANCES ET DES AFFAIRES GENERALES

Service et direction de rattachement : Direction administrative et juridique/Direction générale des services
Raison : Rédacteur principal territorial 2ème classe par voie de mutation interne
Objectifs : Sous l'autorité et la responsabilité de la Directrice Générale des Services, l'agent devra assurer le pilotage, la coordination et la gestion des affaires suivantes :
- Services Instances et affaires générales
- Accueil administratif
- Archivage

Missions et activités principales :
SERVICES INSTANCES ET AFFAIRES GENERALES :
L’agent assure l’organisation matérielle et la gestion des instances délibérantes (hors Commissions des Appels d’Offres – CAO) et opère la transmission et le suivi des actes administratifs en découlant.

Activités principales :
Instances :
- Préparation et suivi des comités syndicaux
- Elaboration des calendriers prévisionnels de préparation des instances
- Organisation matérielle des séances (réservation de salle, matériel, enregistrement, information des interventions)
- Transmission des convocations et des dossiers aux élus
- Collecte des éléments et élaboration de la note de synthèse et de l’ordre du jour (rapports, projets d’acte, annexes, notes…) en collaboration avec les différents services
- Élaboration des délibérations, des comptes-rendus et procès-verbaux de séance en liaison avec les services concernés
- Transmission des délibérations au contrôle de légalité afin de garantir le caractère exécutoire des actes
- Tenue du registre des délibérations et archivage

Suivi des actes autres que les délibérations :
- Transmission des actes au contrôle de légalité (arrêtés autres que individuels, décisions du Président)
- Suivi des opérations garantissant le caractère exécutoire des actes
- Tenue du registre des actes et archivage
- Suivi des signatures des conventions et des actes en lien avec les délibérations
- Préparation des RAA
- Classement et suivi des dossiers
Affaires générales et gestion du courrier et de l’information
- L’agent intervient également en pilotage et gestion sur tous les dossiers relevant des affaires générales et de la gestion des informations et dossiers transversaux en fonction des besoins de la direction générale (veille réglementaire, classement et centralisation des dossiers par site, suivi des mises en demeure…) et sur la partie institutionnelle (statuts, numéro de SIRET…)
- Suivi pour le compte de la direction générale de l’ensemble des informations internes et externes
- Gestion de l’agenda de la direction générale
- Secrétariat de la direction générale
- Secrétariat des réunions de la direction générale
- Suivi de la gestion des courriers de l’information

Archivage
Coordination des actions de la cellule archives :
- Mettre en place la politique en matière d’archives et proposer les mesures à prendre
- Aider à l’organisation du circuit de l’archivage, des conditions de conservation et de communication des archives
- Formation et information des professionnels
- Accompagner la mise en œuvre des dispositions légales, notamment celles relatives aux durées de conservation, à la communication des archives et à la dématérialisation
- Élaboration et mise à jour des procédures pour l’organisation de la collecte, de la conservation et de la communication de fonds d’archives
- Intervenir dans la vérification de la collecte et le traitement des fonds d’archives (conditionnement, port, classement) en conformité avec la réglementation
Relations fonctionnelles : Relations régulières avec les instances délibérantes
Relations fréquentes avec la Direction Générale, les Directions et les Services de la collectivité (finances, technique, ressources…)