Responsable des moyens généraux et du secrétariat des instances

Contexte :
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Le SYMBHI (50 agents, 34 M€ de budget annuel) est un syndicat mixte qui rassemble le Département de l’Isère, la Métropole Grenobloise et les EPCI de la moitié Sud du département de l’Isère. Il est l’établissement public en charge de la gestion des milieux aquatiques et de la prévention des inondations sur tout son territoire. Il dispose aussi de la compétence gestion quantitative et qualitative des ressources en eaux sur une partie de son territoire. Il anime la concertation autour de l’eau et des rivières, il conçoit et réalise des grands projets et des actions de restauration des rivières et milieux humides, il entretient les digues protégeant les personnes et les biens.
Pour ce faire, le SYMBHI est organisé au travers de 6 unités territoriales œuvrant chacune sur un ou plusieurs bassins versants, d’un pôle ouvrages en charge de la gestion des systèmes d’endiguement sur l’ensemble du périmètre du SYMBHI, et d’un pôle administratif. Il assure le portage administratif et technique de la Commission locale de l’Eau (CLE) Drac Romanche, et assure un appui administratif pour l’Etablissement public territorial de bassin (EPTB) Isère.
Le Pôle administratif, auquel le poste de responsable des moyens généraux et du secrétariat des instances est rattaché, est en charge de la gestion des fonctions ressources transversales de la structure : Elaboration et exécution du Budget, Structuration de la commande publique et assistance aux services pour la conduite de leur achats, gestion des ressources humaines et des moyens généraux, secrétariat de la collectivité et de ses instances.

Missions et activités liées au poste
Le (la) Responsable des moyens généraux et du secrétariat des instances coordonne la gestion des moyens nécessaires au fonctionnement du syndicat, assure le secrétariat des instances du syndicat, ainsi qu’à partir du 1er janvier 2025 de la Commission locale de l’eau et de l’Etablissement Public Territorial de Bassin (EPTB) Isère. Il/Elle assure également le suivi administratif des acquisitions foncières et appuie le secrétariat du SYMBHI en tant que de besoin. En 2025, il/elle assure la supervision de l’ensemble des prestations et acquisitions nécessaires au déménagement du SYMBHI à Saint-Martin-d’Hères dans son nouveau siège.
Il/Elle rend compte à la responsable du pôle administratif. Il/Elle :
Gère les moyens généraux
• Définit les besoins en matière de moyens généraux en appui à la responsable du pôle administratif ;
• Passe, avec l’appui de la responsable de la commande publique, les marchés publics et commandes récurrentes nécessaires ;
• Réceptionne les fournitures et suit les prestataires de service correspondants ;
• Gère la flotte de véhicule du SYMBHI, assure son suivi, organise sa maintenance ;
• Gère tous les contrats relatifs au bon fonctionnement du siège ;
• Assume la responsabilité de la régie de menues dépenses du SYMBHI
• En 2025, coordonne l’ensemble des prestations et acquisitions nécessaires au déménagement du syndicat à son nouveau siège à Saint-Martin d’Hères.
Assure le secrétariat des instances du SYMBHI, de l’EPTB et de la CLE
• Organise la programmation des instances en lien avec la direction et les élus ;
• Se charge de la préparation et de l’envoi des convocations ;
• Coordonne la préparation des rapports ;
• Organise si nécessaire la logistique relative aux instances ;
• Rédige les compte rendus et délibérations / décisions des instances ;
• S’assure de leur envoi en préfecture et du respect des obligations de publication ;
Finalise les procédures d'acquisitions foncières du SYMBHI
• Prépare, en lien avec les unités territoriales, les décisions du comité syndical en la matière ;
• Assure le versement ou la consignation des sommes dues aux vendeurs ;
• Archive les actes administratifs.
Appuie le secrétariat du Syndicat en tant que de besoin
En fonction des pics de charge de secrétariat et lors des congés de la/du secrétaire, gère le courrier, assure l’accueil téléphonique, organise les réunions.