RESPONSABLE DU DÉPARTEMENT CONTRÔLE QUALITÉ DES SERVICES EXTERNALISÉS F/H

La Direction des Ressources logistiques est une direction transversale à l'échelle de la collectivité. Elle concourt à la réalisation du service public par son soutien aux différents services/directions au moyen de ses quatre services opérationnels : le service des Moyens généraux, le service Imprimerie, le service Parc véhicules et ateliers, le service Approvisionnements, Energies et Qualité. Ainsi qu'un service support, le service Administration générale et Ressources.

Au sein de la Direction des Ressources Logistiques, le service Approvisionnements, Energies et Qualité met en œuvre la politique achat de la collectivité en matière d’énergie, fournitures de bureau, matériels techniques, habillement, gardiennage, nettoyage, en lien avec le Service des Achats et de la Commande Publique. Le service s'assure, en lien avec les services de la collectivité, de la satisfaction du juste besoin et de l’intégration du développement durable dans les dossiers d’achats transversaux.

Le SAEQ est composé de deux départements : le département contrôle qualité des prestations externalisées et le département approvisionnements et énergie et le département.

Au sein du département et sous l'autorité du/de la chef·fe du service, vous mettez en œuvre les moyens de contrôle et de maîtrise de la qualité en ce qui concerne les services externalisés par la collectivité, dans un triple objectif : la satisfaction du juste besoin des client·es internes et de ses exigences de qualité, contribuer à la maîtrise des coûts, accompagner la dynamique de développement durable de la collectivité. Vous travaillez en transversalité avec les directions et services de la collectivité, en étroite collaboration avec les autres cellules et départements du service.

Pour mener à bien ses missions, vous encadrez, animez et vous vous appuyiez sur une équipe de six agent·es, structurée en deux cellules :
- Cellule nettoyage, constituée d’un·e chef·fe d’équipe contrôle qualité multisites et quatre agent·es de contrôle qualité multi-site, en charge du suivi qualitatif des prestations de nettoyage des locaux et de la fourniture de produits et matériels de nettoyage ;
- Cellule gardiennage, constituée d’un·e chargé·e d’opérations gardiennage, qui intervient dans le cadre des demandes de prestations de gardiennage.

Activités principales

Établir la stratégie et piloter l’activité du département
• Établir la stratégie du département, en regard de celle du service, la décliner en lien avec l’ensemble des composantes du département.
• Prioriser et piloter l’activité du département, en favorisant l’enrichissement des missions de contrôles et des prestations proposées : livraisons de mobiliers ou autres fournitures, relevé de compteurs énergétiques, inventaires matériels et/ou patrimoniaux.
• Coordonner les activités du département avec les services internes partenaires (AGR, SACP, PQVT notamment).
• Assurer un suivi de l’activité du département.

Encadrer et animer le département, affecter les ressources
• Définir et allouer les ressources humaines, matérielles, techniques, méthodologiques et financières en adéquation avec la stratégie et les objectifs du département.
• Assurer un encadrement des agent·es dans un souci permanent d’améliorer leur bien-être, la qualité de vie et la sécurité au travail ainsi que la formation.
• Animer le service dans une perspective de temps d’échanges collectifs, d’une constante fluidité des informations et d’un soutien aux agent·es.
• Favoriser une polyvalence croissante des agent·es.

Maîtriser les problématiques budgétaires
• Établir et exécuter le budget du département, réparti ou non en sous-enveloppes / SDG, dans des perspectives d’anticipation, de prospective et de maitrise des échéances (BP, BS, DM).
• Dégager des marges de manœuvres financières servant à opérer des économies ou accroître la qualité des prestations et fournitures.
• Mettre en œuvre et partager dans le service une culture collective quant aux problématiques budgétaires.

Contribuer à mettre en place et assurer le suivi des marchés
• Assurer l’expertise métier sur les prestations spécialisées relevant des missions du département.
• Élaborer les cahiers des charges et autres pièces techniques des marchés publics, en collaboration avec les expert·es des directions, services utilisateurs des marchés et les services support (SACP, AGR, PQVT).
• Contribuer à chaque étape du processus de passation des marchés publics.
• Assurer le suivi de l’exécution des marchés.

Assurer l’interface avec les directions et les services, en matière de services externalisés et d’attendus de qualité
• Définir les attentes et besoins avec les différentes directions et services, apporter conseil et expertise dans leurs choix, intervenir dans des instances thématiques, favoriser et tenir à jour les listes de référents.
• Etablir le référentiel qualité et ses modalités d’application sur les prestations externalisées dans les sites de la collectivité.
• Anticiper de nouveaux besoins de contrôle qualité, selon les prestations externalisées par la collectivité.
• Assurer un suivi en termes de qualité de service rendu aux directions et services.

Conduire des projets structurants
• Mettre en œuvre des méthodologies et des outils de gestion de projet, au profit entre autre des projets liés aux processus de recours à des services externalisés.
• Coordonner les expertises du service et celles d’interlocuteurs de la collectivité ou externes.

Activités secondaires
• Assurer une veille technologique, règlementaire et économique.
• Rédiger des notes d’analyse, de prospective et/ou d’aide à la décision.
• Assurer certaines missions du/de la responsable du SAEQ ou du/de la responsable du département approvisionnements et énergies, en leur absence ou selon des attributions bien définies.