RESPONSABLE DU DÉPARTEMENT LOGISTIQUE MANIFESTATIONS ET TRANSPORTS

La Direction des Sports est constituée de quatre services qui contribuent au développement des politiques sportives sur les collectivités Ville de Strasbourg et Eurométropole à travers la mise en œuvre de la charte des sports, le soutien aux associations sportives et la mise en œuvre du plan de rénovation des piscines de l’Eurométropole.

Elle est organisée en quatre services :

Administration générale et ressources.
Vie sportive.
Aqua-glisse.
Patrimoine sportif.

Le service Patrimoine Sportif traite toutes les problématiques liées au domaine patrimonial, technique des équipements sportifs, ainsi que la logistique des manifestations sportives. Ses compétences sont partagées entre la Ville et l’Eurométropole.

Sous la responsabilité hiérarchique du /de la chef·fe de service, vous assurez le pilotage du département « Logistique Manifestation Transport » composé de 12 agent·es pour la mise en œuvre d’une logistique des manifestations, de la sécurisation à destination de la Direction des sports et des associations, l’appui logistique des équipes de maintenance et d’entretien des espaces extérieurs et les opérations de transport en collaboration avec les services de la Direction des Sports.
Vous impulsez la mise en œuvre de la démarche qualité avec pour objectif l’amélioration continue des différents processus et des résultats.

Activités principales:

Management du département:
Manager l’équipe pour la réalisation des missions confiées (techniques, administratives, représentation, planification des interventions, tableau de bord, …) en tenant compte des réglementations en vigueur.
Effectuer le suivi administratif des agent·es et s’assurer des conditions de travail en lien avec le/la chef·fe de service et le service Ressources et administration générale.
Effectuer l’entretien professionnel de 3 personnes (adjoint·e, chef·fe équipe et magasinier·ère).
S’assurer du respect de la règlementation du travail dans le cadre du management (Respect du temps de travail, port des EPI, conformité des équipements, aptitudes et certificats ...) pour l’ensemble des équipes.
Être force de propositions pour l’amélioration du service.
Assurer la communication et l’information des missions du département aux partenaires et à la hiérarchie.
Participer à la démarche d’amélioration continue et appliquer les principes.
S’assure du travail en transversalité avec les différentes équipes du service et de la direction.
Impulser la politique qualité et veiller à sa mise en œuvre auprès des équipes de terrain, avec pour objectif l’amélioration continue du système de management de la qualité.

Conception des projets de logistique manifestations:
Participer avec la Police Nationale, Police Municipale, CTS, services de secours, les organisateurs et les services de la collectivité, la mise en œuvre des équipements et moyens pour la sureté des évènements sur les places et voies publiques.
Assister les organisateurs dans la définition des projets de manifestations.
Analyser la faisabilité technique, financière et sécuritaire lors de l’élaboration de projets.
Définir les besoins en ressources humaines, matériels et financières pour la réalisation de manifestations.
Réaliser des cahiers des charges pour la mise en œuvre de la logistique, la sureté en matière de manifestations sur les places et voies publiques.
Elaborer ou faire élaborer les documents de sécurité pour la réalisation de la logistique des manifestations.

Coordination des opérations de logistique manifestation et de transport:
Superviser la planification et les opérations de logistique des manifestations et des transports en lien avec les autres départements du service et toutes les équipes de la collectivité.
Assurer l’organisation des renforts ponctuels par des agents des autres équipes et services, voire par des prestataires associatifs ou privées et assurer la coordination.
Assurer la mise à disposition de matériels à des tiers et contribuer au processus de facturation
Mettre en place des plans de prévention, permis de feu et protocoles de chargement/déchargement.
Rechercher l’efficience des ressources lors des opérations de transports et de logistique manifestations.

Expertise:
Expertiser les actions destinées à sécuriser les voies et places publiques.
Assurer l’expertise et l’apport des connaissances pour la mise en œuvre d’une démarche d’amélioration et de sécurisation des interventions.
S’assurer du maintien des compétences et des connaissances des agents de son département par la mise en place de procédures, informations partagées, formations, …
S’assurer de la réalisation des contrôles obligatoires lors de la mise en place de structures et d’équipements destinés à l’accueil du public et à sa sureté.
Participer aux visites de la Sous-Commission Départementale de Sécurité lors de l’utilisation d’un équipement sportif ou sur la voirie.
Réaliser ou faire réaliser les documents nécessaires pour l’analyse des moyens mis en œuvre pour la sureté des manifestations.

Marchés publics:
Réaliser les cahiers des charges et tous les documents nécessaires au lancement des marchés en lien avec le service des Achats et de la commande publique et les services concernés.
Analyser les offres des prestataires, rédiger les rapports d’analyse des offres et présenter les propositions d’attribution à la Commission d’Appel d’Offres puis assurer la gestion administrative des marchés en lien avec les services clients (gestion des litiges, reconductions/non reconductions, résiliations, révisions des prix, avenants, …).
Assurer la mise en œuvre des marchés publics pour l’acquisition de fourniture et matériels destinés à l’organisation de la logistique des manifestations, la sureté et les transports.

Evaluation des opérations et analyse des coûts:
Définir et suivre les budgets d’investissement et de fonctionnement technique nécessaires au fonctionnement du département.
Participer à la programmation pluriannuelle, mettre en œuvre et suivre toutes les opérations de remplacement et de modernisation des équipements.
Rédiger des bilans semestriels, annuels d’activité, analyser et expliquer les différences avec les budgets prévisionnels.
Participer à l’évaluation des manifestations Effectuer un contrôle régulier des procédures utilisées dans les équipes.

Rôle d’interfaçage:
Être le/la correspondant·e des forces de police (nationales et municipales) lors des opérations de sureté.
Assurer l’interface avec les organisateurs, services de la collectivité, CTS, forces de l’ordre, services d’Incendie et de secours, services médicaux ….
Représenter le service lors des réunions avec l’ensemble des acteurs.
Assurer le relationnel avec les tiers lors du prêt de matériel et de la mise en œuvre de la manifestation.

Engins et équipements:
Définir les besoins en engins, équipement et matériels pour le maintien et l’évolution des missions.
Veiller à l’amélioration des conditions de travail.

Management de la santé et de la sécurité au travail:
S’assurer de la connaissance par tous les agent·es encadrés des risques existants tels qu’ils ont été transcrits dans le document unique ainsi que des moyens prévus pour prévenir les accidents du travail et les maladies professionnelles.
Participer à la rédaction du document unique.
Mettre en œuvre et faire appliquer toutes les démarches pour la sécurité des agents et des entreprises lors des opérations techniques.
Rendre compte à la hiérarchie des difficultés rencontrées dans la mise en œuvre des actions en lien avec la santé et la sécurité au travail.
S’assurer que les agent·es disposent des habilitations et autorisations nécessaires.
Faire annuellement le point sur les formations initiales ou de recyclage à inscrire au plan de formation.
Veiller à la communication et à la bonne application des notes de service et consignes en lien avec la santé et la sécurité.
S’assurer que les agent·es disposent du matériel adapté et qu’ils utilisent un mode opératoire adéquat au regard des conditions d’exécution du travail.
Remédier aux manquements récurrents aux règles et procédures en matière de santé et de sécurité (comportements dangereux), et signaler à sa hiérarchie les difficultés rencontrées.

Plans de secours:
Contribuer à la réalisation des plans et procédures de secours pour la ville de Strasbourg (plan grand froid, plan canicule, hébergement d’urgence, plan sanitaire, zone de sécurité…).
Mettre en place à la mise en œuvre des plans de secours en s’assurant d’une capacité d’intervention à tout moment

Activités secondaires:

Suppléer et représenter le/ la chef·fe de service.
Contribuer aux réflexions relatives aux projets transversaux portés par le service.

Conditions de travail
Lieu de l'exercice : Direction des sports 38 route de l'hôpital.
Interventions possibles en soirées ou/et le week-end.
Astreintes par roulement afin d’assurer la continuité du service.