Responsable du pôle administratif et financier (H-F)

Seconde ville de l’agglomération par sa taille et troisième du département de Loire-Atlantique, Saint-Herblain est une ville attractive, au-delà de ses frontières géographiques. Ses 51 280 habitants apprécient ses structures de quartier : 80 équipements sportifs, 4 centres socio-culturels, 2 piscines, 5 médiathèques et ludothèques. Le Carré des services publics, mais aussi 15 groupes scolaires complètent une offre de services publics de proximité. La ville souhaite ainsi rester à taille humaine au cœur d’une métropole de 600 000 habitants.

Les Herblinois profitent également des espaces paysagers naturels et entretenus - autour de l’axe central du Cours Hermeland, une trame paysagère, verte et bleue, qui traverse la commune du Nord au Sud sur 7 km à vol d’oiseau et qui permet promenades, course à pied ou balade à vélo le long des liaisons douces aménagées.

Contexte :

La Direction de de l’Aménagement Durable et de l’Urbanisme se compose de 2 services, Urbanisme et Habitat et Stratégie foncière et Etudes, et d’une cellule gestion

Placé sous l’autorité de la directrice, vous assurerez la gestion administrative et financière de l’ensemble de la direction (13 agents) et la responsabilité de la cellule et de l’accueil du public.

Coordination administrative :
• Gestion des correspondances (courrier papier et électronique, accueil téléphonique…)
• Gestion des agendas
• Suivi des instances municipales
• Gestion de l'arborescence informatique
• Gestion des dossiers délégués en Ressources Humaines (chèques déjeuner, recensement grévistes, conventions télétravail, accompagnement arrivée des nouveaux agents, évaluations, congés et absences, communication interne…)
• En fonction des nécessités participation à toute activité administrative de la direction
• Centralisation et analyse des informations et documents à transmettre

Gestion financière (budgétaire et comptable) :
• Préparation et suivi budgétaire (dialogue de gestion, commission budgétaire, BP, BS, PPI) en collaboration avec la directrice et les responsables de service
o Suivi et gestion du budget de la direction (virements de crédits, décisions modificatives, clôture d’exercices…)
o Élaboration des prévisions de trésorerie
o Elaboration et actualisation des tableaux de bord de suivi budgétaire et financier
• Exécution budgétaire
o Engagements comptables, paiement des factures et des marchés publics, suivi des lignes budgétaires
o Gestion des relations avec la commande publique et la trésorerie
• Suivi administratif des marchés publics
o Appui sur les aspects financiers et les règles juridiques dans l’élaboration des dossiers de consultation (pièces administratives)
o Suivi des consultations et contractualisation suivant les procédures internes définies et relevant de la compétence de la cellule (MAPA 1)
o Participer à la sécurité juridique des procédures : appliquer et suivre les procédures réglementaires et internes
• En lien avec les transactions immobilières menées par la Direction : création et mise à jour des fiches d’immobilisation

Management de l’équipe :
• Responsabilité des activités déléguées à la cellule. Pour les activités d’accueil du public urbanisme et de d’instruction des dossier ADS, une coordination technique est assurée par le service urbanisme et habitat.
• Organisation du travail, de la communication et des circuits de validation
• Responsabilité hiérarchique des 3 agents
• Renseignement des tableaux de bord d’indicateurs des activités de la cellule et rapport annuel d’activité
• Structuration et élaboration du reporting en identifiant les sources d’information et en garantissant la fiabilité des données