Responsable du pôle formalité et état civil

Seconde ville de l’agglomération par sa taille et troisième du département de Loire-Atlantique, Saint-Herblain est une ville attractive, au-delà de ses frontières géographiques. Ses 50 200 habitants apprécient ses structures de quartier : 80 équipements sportifs, 4 centres socio-culturels, 2 piscines, 5 médiathèques et ludothèques. Une mairie annexe, le Carré des services publics, mais aussi 15 groupes scolaires complètent une offre de services publics de proximité. La ville souhaite ainsi rester à taille humaine au cœur d’une métropole de 600 000 habitants.

Les Herblinois profitent également des espaces paysagers naturels et entretenus - autour de l’axe central du Cours Hermeland, une trame paysagère, verte et bleue, qui traverse la commune du Nord au Sud sur 7 km à vol d’oiseau et qui permet promenades, course à pied ou balade à vélo le long des liaisons douces aménagées.

Vous intégrerez une équipe dynamique et soucieuse d’assurer un service public de qualité au plus près de la population, sur un territoire en croissance démographique comportant une maternité (4000 naissances par an).

Vous encadrerez hiérarchiquement et animerez deux équipes (de 12 et 10 personnes chacune à ce jour), réparties sur 4 sites (Hôtel de ville, Pôle de services publics du Sillon de Bretagne, Carré des services, bureau d’état civil de la maternité): l’une en charge de l’instruction des actes d’état civil, l’autre en charge de l’instruction des titres d’identité et des titres de transports, agissant chacune sous la responsabilité d’un encadrant de proximité que vous superviserez. Vous serez placé sous l’autorité de la responsable de service, en charge également du Pôle cimetières.

Vous garantirez l’instruction des demandes relevant d’un régime règlementé, ou dans le cadre des compétences déléguées par l’Etat. Vous serez également en mesure d’accueillir, d’instruire et de renseigner le public dans le périmètre relevant de votre pôle. Enfin, vous contribuerez à la mise en œuvre du projet de mandat sur la gestion de la relation aux usagers.

Organisation de l’activité
• Organiser l’activité pour garantir la continuité et la réactivité du service.
• Sécuriser les actes : assurer le recueil de procédures, la veille et l’appui réglementaire, contrôler et diffuser les bonnes pratiques, contribuer à la régulation du public le cas échéant.
• Gérer des dossiers en propre, collaborer étroitement avec les acteurs externes (préfecture, CERT, ANTS, Nantes Métropole, etc.).

Management d’équipe et partenariat
• Manager l’équipe : assurer la gestion du personnel et du temps de travail, évaluer l’activité des agents, développer leurs compétences, animer l’équipe.
• Etre administrateur des logiciels métier : en lien avec le service informatique, superviser les migrations, assurer l’interface avec les administrations partenaires.
• Contribuer au collectif d’encadrement : assurer la suppléance de la responsable de service, décliner en plan d’actions les objectifs fixés par la direction.

Suivi administratif et financier du pôle

• Assurer le suivi budgétaire du pôle (fonctionnement et investissement).
• Assurer une veille réglementaire sur la législation et la jurisprudence.
• Piloter le suivi de l’activité et de la production des statistiques du pôle.