Responsable du pôle moyens généraux

Sous l'autorité du directeur des services des moyens généraux et de la logique, le/la responsable du pôle moyens généraux assurera le management direct du chef du service courrier -distribution et du chef du service évènementiel et logistique. Il/elle assure la chefferie du projet de la dématérialisation du courrier, l’étude des pistes d’optimisation des moyens et ressources du pôle, l’optimisation des tournées de courrier, distribution et signalétique. Il/elle assure un rôle de contributeur dans la démarche de gestion des relations usagers et citoyen, et inculquera une culture de la relation aux usagers (ou citoyens) dans son ensemble (traitement des courriers, des courriels, etc.). Il/elle le pilote et la planifie l’activité du pôle, optimise les moyens et ressources du pôle et assure l’accompagnement des agents dans le changement de fonctionnement.

Organisation et coordination des activités du pôle
• Piloter en lien avec le directeur le programme de dématérialisation du courrier
• Participer aux projets transversaux de la direction
• Participer au COPIL lié à l’organisation d’événement ou de manifestations d’ampleur
• Moderniser les outils de gestion et de pilotage de la direction
• Accompagner la communication dans son domaine de compétence
• Être force de proposition pour faire évoluer l’organisation et le fonctionnement de la direc-tion
• Tendre vers l’efficience et l’excellence opérationnelle
• Accompagner les services dans la planification des activités, dans la gestion des ressources
• Mettre en place des outils d’aide à la décision, de suivi d’activité et des actions menées
• Superviser et organiser les services du pôle
• Communiquer et diffuser les objectifs de la direction aux cadres placés sous son autorité et s’assurer de leur diffusion aux agents
• Acculturer et favoriser la cohésion entre les services
• Manager par le sens des valeurs
• Contribuer à la construction budgétaire
• Veiller à la répartition de l’activité au sein des équipes, prévoir les besoins en outils, veiller au respect des échéances institutionnelles
• Veiller aux délais de prise en charge des demandes et à la qualité des services rendus
• Développer la polyvalence au sein du service
• Apporter conseil et soutien à l’équipe dans l’exécution des procédures
• Organiser la transversalité avec l’ensemble des services internes et externes
• Garantir la mise à jour régulière des inventaires (alimentaires, mobilier et matériel) au moyen d’un outil informatique
• Assurer le lien avec les prestataires externes
• Animer les réunions mensuelles du Coproj déménagements
• Planifier et coordonner en lien avec l’ensemble des directions, l’organisation des déména-gements (assurer le suivi de l’installation des mobiliers et de la mise à jour de l’inventaire ainsi que de la gestion des mobiliers restants dans les locaux après déménagements)
• Planifier et anticiper les aspects logistiques des événements et manifestations du Département
• Participer aux instances de travail de la direction

Gestion des ressources humaines du pôle
• Animer l’équipe du service
• Organiser les réunions d’équipe
• Garantir et organiser la continuité de service
• Organiser et garantir la circulation de l’information au sein du service
• Repérer, assurer un désamorçage des conflits et alerter la direction
• Contribuer à garantir des conditions de travail satisfaisantes et veiller à la sécurité des agents
• Être garant du respecter des règles relatives à la santé et à la sécurité des agents placés sous sa responsabilité (port des EPI, respecter des durées maximales de travail et minimale de re-pos, etc.)
• Procéder à l’évaluation annuelle et, en lien avec le directeur, élaborer le plan de formation des agents
• Définir, hiérarchiser et proposer les objectifs des personnels du service en cohérence avec les objectifs de la direction et les propositions des agents
• Proposer les avancements et promotions en contribuant à la cohérence interne de la direc-tion et en adéquation avec la politique de ressources humaines de la collectivité
• Participer au recrutement des agents et organiser l’accueil et l’intégration de nouveaux arri-vants

Veille réglementaire
• Suivre et interpréter la législation et réglementation relative au domaine
• Suivre les évolutions jurisprudentielles
• Identifier et exploiter les sources documentaires
• Consolider et enrichir les connaissances des équipes